Para que puedan cumplir con sus objetivos, ceñirse al presupuesto, adecuarse a las metas generales de la empresa y, finalmente, lograr un retorno de la inversión (ROI), los viajes de empresa deben responder a una estrategia, cuya definición comunicación e implantación exitosa no es una tarea sencilla. En este artículo desvelamos las claves para lograrlo.
Definir una estrategia, comunicarla e implantarla. Este es el orden adecuado que debe seguir el proceso estratégico en gestión de gastos de viaje en cualquier empresa. Cada una de estas fases requiere de la implicación de departamentos diferentes para su ejecución, y lo mismo ocurre con los canales utilizados para su difusión y las herramientas de apoyo. Veamos al detalle cada una de las fases.
La definición de la estrategia
La clave fundamental en la definición de una estrategia concreta de organización y gestión de viajes de empresa se encuentra en la implicación directa de todos los departamentos que pueden tener o generar un cierto nivel de influencia.
Si se deja de lado a algún departamento «de peso» en el proceso de definición de una estrategia de viajes, el fracaso está asegurado. Los problemas se sucederán y no será posible asentar unas bases de organización sólidas sobre las que desarrollar la estructura organizativa de viajes de cualquier empresa.
Aunque pueda variar de una empresa a otra, los departamentos que normalmente intervienen en la definición una estrategia de viajes son los siguientes:
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Auditoría.
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Contabilidad.
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Sourcing.
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Recursos Humanos (RRHH)
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Informática.
Trabajando de forma conjunta, estos departamentos o áreas de la empresa deben ser capaces de consensuar unas líneas de trabajo que, una vez debidamente desarrolladas, acabarán conformando la estrategia de viajes de la empresa:
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Definición de unos objetivos concretos. La finalidades de un viaje son muy diversas: desde un aumento de las ventas de un determinado producto o servicio a mejorar la red profesional o networking de la empresa e, incluso, propiciar el ambiente colaborativo entre departamentos y el conocimiento mutuo de los empleados. Lo verdaderamente importante, en cualquier caso, es concretar objetivos, detallados, realistas y medibles.
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Generar valor a través del análisis de datos. Para definir una estrategia es necesario recopilar información de calidad, seleccionando la relevante y desechando la que no sea útil. Estos datos deben servir como base para obtener informes (reports) de calidad, que aporten verdadero valor y sean útiles para la gestión posterior de los gastos de viaje.
La importancia de la comunicación
Tan importante es definir una estrategia como comunicarla eficazmente a los empleados con la doble función de informarles y concienciarles en materia de viajes de negocio o corporativos.
En lo que respecta a la información, el empleado tiene derecho a conocer y poder acceder fácilmente y en cualquier momento, a los acuerdos tomados por la empresa en cuanto a líneas de actuación, estrategias y políticas de viajes. Especialmente a los aspectos concretos que conciernen directamente como: posibles topes en las dietas, conceptos no reembolsables por no ser considerados gastos de viaje o formas y tiempos de espera para recibir los abonos.
En la transmisión de esta información juega un papel fundamente el departamento de RRHH, que será el encargado de comunicar, a través de la intranet y los emails corporativos las resoluciones, noticias importantes y novedades implantadas. Para ello contará con el apoyo del departamento directamente implicado.
Otro canal muy efectivo para comunicar cuestiones relativas a los viajes son las aplicaciones de gestión de gastos. Esto es posible porque entre sus múltiples funciones y posibilidades suele encontrarse la de introducir información sobre estrategias y políticas de viajes, para luego ser presentada al usuario de una forma ordenada y con índice de búsquedas para que la pueda revisar en el momento que desee o precise.
Implantación de la estrategia: la prueba piloto
Antes de poner en marcha una estrategia, conviene realizar una prueba piloto con una selección de empleados en un país concreto como paso previo a su implantación definitiva. De esta forma, se pueden corregir defectos e introducir mejoras. Así mismo, también suele ser habitual excluir de la prueba piloto a los colectivos profesionales con más necesidad de viajar en las mejores condiciones, como la fuerza de ventas.
En definitiva, se trata de pulir la estrategia antes de generalizarla a todo tipo de viajes y departamentos y adaptar el modelo a los sistemas y recursos implicados, como los software específicos o la contabilidad centralizada.
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