Los desplazamientos por motivos laborales producen una serie de gastos como los de comida, transporte y/o alojamiento. A pesar de tratarse de una retribución de la empresa al trabajador, la ley comprende que, al tratarse de cantidades destinadas a compensar unos gastos producidos por motivos laborales, el trabajador no debe incluirlos en su declaración de la renta.
Para que estas cantidades permanezcan exentas de tributar, deben mantenerse dentro de los límites y cumplir las condiciones recogidas en el artículo 8 del Reglamento del IRPF. Las reglas generales son:
Transporte y locomoción
- Transporte público: cuando el empleado o trabajador utilice este tipo de medios de transporte y el gasto se justifique mediante factura o documento equivalente.
- Vehículo privado: la cantidad que resulta de computar 0'19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la distancia real del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento derivados con los correspondientes comprobantes.
Manutención y estancia
El pagador deberá acreditar el día, lugar y motivo del desplazamiento. Cuando se trate de desplazamiento y permanencia por un periodo continuado superior a 9 meses, no se exceptuarán de gravamen las asignaciones. Para el resto de casos, las exceptuadas de gravamen se diferencian en:
Asignaciones para gastos normales:
- Cuando se haya pernoctado en un municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del empleado, los importes que se justifiquen por gastos de estancia; y gastos de manutención hasta 53'34 euros diarios dentro del territorio español y hasta 91'35 en territorio extranjero.
- Cuando no se haya pernoctado, las asignaciones de gastos de manutención no exceden de 26'67 euros diarios dentro del territorio español y 48'08 en el extranjero (para el personal de las compañías de vuelo, la cantidad máxima para gastos normales de manutención es de 36'06 euros en territorio español y 66'11 en el extranjero).
Dietas exceptuadas de gravamen:
- El exceso que perciban los empleados con destino en el extranjero sobre las retribuciones totales que obtendrían por sueldos, jornales, antigüedad, paga extra, ayuda familiar o cualquier otro concepto por razón de cargo, empleo, categoría o profesión en el supuesto de hallarse destinados en España.
- Asignaciones de gastos de locomoción, manutención y estancia que perciban los trabajadores contratados específicamente para prestar sus servicios en empresas con centros de trabajo móviles o itinerantes (siempre que dichas asignaciones correspondan a desplacamientos a un municipio distinto del que constituya la residencia habitual del trabajador).
- Las cantidades exceptuadas serán susceptibles de revisión por el Ministerio de Economía y Hacienda, en la proporción en que se revisen las dietas de los funcionarios públicos.
- Las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia que excedan los límites previstos en este artículo están sujetas a gravamen.
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