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Captio: revolucionando el business travel

informe del kilometraje 2018

Ahorro de costes y tecnología móvil: un dúo inseparable

Posteado por: Carlos | 18/10/2013 | Categorias: Gestión de gastos

Ahorrar costes en la empresa. Este concepto tan simple es el objetivo de la mayoría de compañías, corregido y aumentado en tiempos de crisis como los que nos tocado vivir ahora mismo. Lo cierto es que existen unas líneas, de muy sencilla aplicación, que permiten un importante ahorro mediante el uso de móviles de última generación.

A continuación, pasamos a detallar las formas de ahorro u optimización del gasto mediante la implantación y uso corporativo de la tecnología móvil. La idea básica es que es tremendamente fácil conseguir altos niveles de ahorro, recuperando con creces la inversión inicial que supone la introducción en las empresas de móviles y tablets y del software adecuado.

Existen cuatro líneas básicas de optimización de gasto:

  • Gestión de gastos de viaje.

  • Implantación del sistema BYOD (Bring Your Own Device).

  • Control del consumo de líneas.

  • Control de las app y la navegación.

Gestión de gastos de viaje

Los gastos de viaje son un auténtico quebradero de cabeza para los responsables de muchas empresas, no solo por el enorme coste en concepto de dietas y kilometraje que puede llegar a suponer, sino por el esfuerzo y horas de trabajo que implica su gestión y detección de situaciones de fraude interno.

En toda gestión de gastos existen tres etapas diferentes: captura, validación y carga de datos en el sistema centralizado de la empresa. Con los sistemas tradicionales, el trabajo en conjunto de estas tres etapas consume muchísimas horas, tanto en la elaboración de la hoja de gastos como en su control, así como la implicación de varios empleados de distintos departamentos: trabajadores que realizan el gasto, auditores, personal de facturación y contabilidad, etc.

Afortunadamente, hoy en día es posible incorporar un software específico, como el de Captio, a cualquier smartphone o tablet. De esta forma, el propio empleado puede sacar una foto de cada ticket y factura. Automáticamente, el aplicativo carga los datos a la nube y, a continuación, pasa por un reconocimiento óptico de los caracteres que, automáticamente, los incluye en una hoja de datos separados por: fechas, concepto e importe.

El propio sistema se encarga de establecer un sistema automatizado de validación y control de los gastos en función de las políticas y normas concretas establecidas por la empresa, lo que simplifica enormemente el trabajo del supervisor y auditor.

Por último, la misma aplicación se encarga de cargar lo datos validados en el sistema de gestión de la empresa, por ejemplo el SAP, para que sea abonado a los empleados.

Con las aplicaciones adecuadas de control de gastos para móviles

es imposible no ahorrar. La cuota de uso de estos programas

quede amortizada en pocos meses y el ROI supera fácilmente el 70%

La optimización de gastos con este tipo de herramientas para dispositivos móviles se produce en distintos ámbitos:

  • Horas de trabajo de empleados y auditores. Diversos estudios han demostrado que un trabajador pasa unas dos horas al mes elaborando notas de gasto, que con este sistema queda reducido a 15 minutos escasos. Si extrapolamos estas cifras a una empresa con 200 trabajadores con gastos de viaje, el número de horas de trabajo mensuales que se ahorra es de casi 300.

  • Ahorro de gastos por fraude o errores en la elaboración y pagos de notas de gastos.

  • Beneficios de carácter intangibles: no tener que realizar trabajos muy pesados y engorrosos, disminución de situaciones de conflictos por discusiones motivadas por los pagos, etc.

Implantación del sistema BYOD

El sistema BYOD responde a las siglas en inglés Bring Your Own Device, que puede traducirse por “traiga su propio dispositivo”. Básicamente, consiste en que el propio empleado haga uso en el trabajo de su propio móvil personal. Normalmente, suelen entrar en este programa los mandos intermedios (que suelen utilizar móviles de gama más alta) y los empleados (uso de móviles de gama media). Los altos cargos quedan excluidos, puesto que se les suele dotar de móviles de alta gama propiedad de la empresa.

Lógicamente, a los empleados sujetos al sistema BYOD se les ofrecen una serie de compensaciones por poner un aparato de su propiedad al servicio de la empresa:

  • Se le subvenciona una parte de la cuota mensual por uso del terminal (normalmente de 10 a 15 euros de la cuota de alquiler).

  • Instalación de aplicaciones especiales que contabilizan las llamadas corporativas, que posteriormente se le abonan.

Con este sistema, tanto las empresas como los empleados salen ganando. En el caso de las primeras porque, obviamente, se ahorran el tener que comprar y mantener los dispositivos, así como la gestión y trato con las operadoras de telefonía. Pero los empleados también consiguen el beneficio de poder cambiar de móvil cada poco tiempo por poco dinero gracias a la subvención de la línea, además de la comodidad que supone no tener que usar dos móviles distintos: uno para atender las llamadas personales y otro para la empresa.

Para propiciar el buen ambiente entre los trabajadores y mejorar

las relaciones con la Dirección, es conveniente desarrollar

una buena política de comunicación con los empleados, explicándoles

el motivo de implantación de los sistemas

adoptados, sus ventajas y posibles inconvenientes

Control de consumo de líneas (voz y datos)

Es indispensable un buen trabajo de consultoría previa para poner en marcha una serie de acciones, que en algunos casos requieren la implantación un software especial, que pueden comportar un ahorro importantísimo en consumo de líneas de móviles, tanto de voz como de datos:

  • Bloqueo y limitación de llamadas internacionales y, en ciertos casos, nacionales.

  • Uso de aplicaciones gratuitas tipo skype, sobre todo para llamadas internacionales no incluidas en tarifas planas.

  • Control del Rooming cuando se está en el extranjero. Se puede bloquear o establecer un límite de, por ejemplo 200 megas, que una vez se sobrepase tendrá que ser abonado por el propio usuario.

Control de Aplicaciones (Apps)

En ese sentido, se pueden utilizar herramientas que, por ejemplo, bloquean determinadas aplicaciones de ocio, como Facebook o Apalabrados, permitiendo usar solo la corporativas. También se puede determinar que ciertas aplicaciones funcionen únicamente con wifi, pero no con 3G, pues saldría mucho más caro. Las posibilidades son muy variadas y se pueden hacer todo tipo de combinaciones.

Para generar el máximo de ahorro, lo ideal es trazar un plan que combine estrategias de gestión de notas de gastos (normalmente en concepto de viajes) y detección de fraudes, con optimización de consumo de líneas en todas sus variantes: llamadas locales e internacionales, datos, navegación por determinadas aplicaciones, etc.

ahorrar costes en la empresa usando las TIC