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5 claves para gestionar los gastos de viaje

Gestión de gastos timer 6 min.
Mar Calvo
Workflow Gastos de Representación SUPERIOR
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Los viajes de trabajo suponen un gasto para la empresa, que en función de la frecuencia, número de trabajadores desplazados y destino puede llegar a ser muy importante. Los estudios hablan de un gasto medio por viaje y empleado de 700 euros.

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Ahora multiplica esa cantidad por el número de trabajadores y los viajes corporativos realizados cada año. Y ten en cuenta la subida de los precios, la tendencia al alza de la frecuencia de los viajes de negocios (se calcula que aumentarán un 10% durante los próximos 5 años) y que los países de destino cada vez están más alejados de nuestro país.

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En estos costes están incluidos tanto los gastos previsibles como los imprevistos. Sobra decir que estos últimos son los que es importante controlar y limitar para ahorrar costes. En cualquier caso, existen unas claves o trucos para gestionarlos correctamente.

Dependiendo de su tamaño y del número de viajeros frecuentes que se cuenten entre sus filas, las empresas planifican en mayor o menor medida la programación de sus viajes. Un volumen elevado del coste de un viaje de negocios se gasta en variables que –normalmente– son fáciles de pronosticar y planificar.

Los gastos de viaje son, principalmente, de dos tipos: dietas de manutención (comidas) y transporte ya sea público o en vehículo particular (kilometraje). La mayoría de estos gastos pueden preverse de antemano si se hace un análisis previo, aunque también es cierto que los viajes de negocios suelen ser muy sensibles a los cambios: citas que se cancelan, prioridades que cambian, reuniones que se alargan, aviones que se pierden… En definitiva, que resulta difícil seguir exactamente la agenda marcada y a menudo hay que re-planificar durante el transcurso del propio viaje. Este hecho es inevitable y es la raíz de varios problemas: aumentos inesperados del budget, problemas con la gestión, etc.

Una correcta planificación en este ámbito es sinónimo de ahorro de costes y tiempo. Incluso es posible optimizar los gastos previsibles y reducir al máximo los imprevistos.

La importancia de la planificación para ahorrar costes

Antes de empezar con el desarrollo de las principales claves para gestionar los gastos de viaje. Es importante tener muy claro que todas ellas se engloban en una idea global: la planificación previa del viaje corporativo.

1) Análisis previo de la situación

Antes de organizar un viaje de trabajo o corporativo, ya sea para uno o más empleados, siempre hay que realizar un análisis previo de la situación, teniendo en cuenta diversos factores: lugar de destino, duración del viaje, si viaja con familia o no, funciones a realizar, sobre todo si se tienen que ejecutar en el lugar de trabajo o pueden llevarse a cabo, en su totalidad o en parte, en el lugar de alojamiento, etc.

En este punto puede ser interesante contar con un travel manager. Esta figura cada vez es más frecuente en las empresas con un alto volumen de viajes corporativos. Una de sus labores es buscar las mejores ofertas y negociar con los proveedores.

2) Elegir el tipo de alojamiento más apropiado según la duración de la estancia

El tipo de alojamiento más apropiado, tanto por la comodidad del usuario como para optimizar el presupuesto, para viajes de una semana como máximo es el hotel. En este caso, una opción para ahorrarte el coste del taxi desde el aeropuerto es buscar aquellos alojamientos con servicio de shuttle.  

Los apartamentos con servicios de limpieza y manutención son ideales para estancias de varios meses, ya que suponen un ahorro considerable en dietas en relación al alquiler tradicional, que solo es la mejor solución para proyectos largos (de un año o más).

3) Tener en cuenta los gastos adicionales

En todo viaje existen una serie de gastos adicionales que son perfectamente previsibles. Como por ejemplo, los gastos de transporte desde el alojamiento al lugar del trabajo o la necesidad de alquilar un párking. Por lo tanto, es importante hacer una lista con todos estos conceptos y tenerlos en cuenta en el presupuesto.

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Muchas veces, los gastos extra son consecuencia directa de un error de planificación de la persona encargada de contratar los viajes. Cuando esta labor se encomienda a alguien de administración, lo normal es que solo se fijen en el precio de los billetes y del hotel. No tienen en cuenta los horarios de los vuelos, ni la ubicación del hotel, ni se paran a pensar en la duración de los trayectos entre los diferentes lugares de las reuniones.

Al final, el trabajador desplazado acaba gastando más dinero en taxis que si estuviese en un hotel algo más caro, pero mejor ubicado. Por ese motivo, cada vez son más las empresas que permiten que sean los propios empleados quienes reserven sus propios viajes. ¿No te fías? ¿Y si te digo que está comprobado que el ahorro es de hasta un 30%?

4) Comparar precios y reservar con antelación

En el mercado actual, con fluctuaciones de precios y diferencias importantes entre las distintas webs o agencias de viaje para lograr un buen precio, es fundamental buscar, comparar y, sobre todo, reservar con antelación para conseguir ofertas. En caso de falta de tiempo o inexperiencia, existe la opción de encargar estas gestiones a una agencia especializada.

Pero claro, para poder reservar con antelación es necesario contar con una buena planificación. Para ello es recomendable elaborar un calendario con los viajes previstos y contratar los vuelos y los hoteles en el momento preciso. Ni demasiado pronto ni muy tarde.

Por regla general, los billetes de avión con mejores precios se consiguen 21 días antes para vuelos nacionales y con 12 semanas de antelación en destinos internacionales.

Otra costumbre que te ayudará a reducir costes es cerrar las reuniones después de haber comprobado que en esa fecha no se celebra ningún acontecimiento que pueda disparar los precios.

5) Evitar y minimizar los gastos imprevistos

No siempre se pueden evitar determinados gastos y circunstancias con la que no contábamos, aunque sí se pueden reducir y minimizar sus consecuencias con estos trucos:

  • Hacer reservas que siempre permitan el reembolso o el cambio de fechas. De esta forma, si se cancela una cita, reunión o hay que modificar lugares de destino o fechas no se pierde el dinero.
  • Contratar seguros que cubran incidencias como cancelaciones de vuelos, robo, pérdida de equipaje, etc.
  • Pagar con tarjetas de crédito corporativas. Solo con esto ya estarás ahorrando dinero en las comisiones por cambio de divisa y evitando tener que adelantar al trabajador una cantidad que luego se te olvide computar a la hora de pagar las dietas. También controlarás mejor todos los gastos, por lo que es más difícil que te cuelen tiques de compras que la empresa no tiene por qué pagar.
  • Una opción interesante –y no excluyente– a sopesar puede ser trabajar con algún proveedor de viajes corporativos. Aparte de la descarga de tareas relacionadas con la búsqueda y contratación, suelen ser interesantes los precios que puede conseguir y, a nivel de análisis, la información sobre los gastos que ofrecen. Este tipo de servicios facilitan la vida del viajero, que puede localizar de forma fácil un servicio de confianza al que acudir, y también la de la empresa, que puede gestionar con mayor transparencia los gastos y ahorrar. Además, si se trabaja con una agencia de viajes corporativos, suelen ofrecer entre su catálogo de servicios números de atención al cliente de 24h muy útiles para gestionar imprevistos.
  • También dan muy buenos resultados las técnicas de gamificación. Las grandes corporaciones lo saben, y por eso aplican lo que se conoce como Enterprise Gamification. ¿En qué consiste? En premiar a los empleados que consigan mantenerse por debajo del presupuesto fijado. Quienes gastan menos, van acumulando puntos que pueden canjear más adelante por algún premio. Un upgrade en el próximo viaje, por ejemplo.

Una planificación adecuada en el viaje, ejecutando las claves y trucos que hemos comentado, tiene un doble beneficio: la empresa gana en cuestiones financieras y organizativas y, además, redunda en la tranquilidad, bienestar y satisfacción de los empleados cuando viajan por cuestiones laborales.informe tendencias gestion

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