La hoja de gastos es el documento más importante de justificación de dietas de los empleados, principalmente de viajes pero también de otros conceptos. Por este motivo, es una pieza absolutamente clave en los procesos de gestión de gastos, siendo fundamental su óptima elaboración y validación para conseguir ahorrar y optimizar costes.
¿Qué es una hoja de gastos?
Las hojas de gastos, también llamadas notas de gastos o informes de gastos, son documentos en papel o digitales, que usan los trabajadores en una empresa para notificar y solicitar el reembolso a ésta de gastos que han realizado en relación con su trabajo.
Habitualmente son gestionadas por el departamento de Administración. Éste suele definir el formato, metodología, reglas e información necesaria para poder justificar y gestionar adecuadamente los gastos en concepto de dietas.
Los distintos campos de la hoja de gastos
Las empresas definen los campos necesarios para la justificación de un gasto dentro de un informe. Los campos básicos y que podrían considerarse estándar son los siguientes:
- Nombre del proveedor.
- Concepto del gasto.
- Importe.
- Fecha.
La mayoría de empresas establecen, además, una serie de campos adicionales con el objeto de obtener una mayor información y mejorar la gestión, como pueden ser la asignación de categorías o centros de costes vinculados a cada gasto.
El proceso de generación de una hoja de gastos
En la elaboración de hojas de gastos distinguimos tres etapas claramente diferenciadas:
-
La redacción de la nota. Normalmente la realiza el empleado que ha realizado los gastos, tomando como referencia las facturas o tiques que ha ido recopilando.
-
Control/supervisión de la misma. A través de un auditor (interno y/o externo), la empresa comprueba que esos gastos sean reales y se ajusten a las políticas establecidas.
-
Incorporación de los datos en la contabilidad general de la empresa y a otros sistemas de gestión. El último paso consiste en trasladar los datos ya validados de las notas de gastos al sistema de contabilidad de la empresa para proceder, posteriormente, al reembolso a cada empleado.
Problemas derivados de las hojas de gastos
La generación de hojas de gasto es un proceso muy común en la mayoría de empresas. Se calcula que el 60 % cuenta con algún empleado (cuyo porcentaje varía entre el 1 y el 20 %) con la necesidad de rellenar este tipo de documentos.
La gestión de las hojas de gasto suele llevar aparejados una serie de problemas muy comunes y claramente identificados:
-
La elaboración de las notas de gastos consume un considerable tiempo de trabajo: una hora al mes de media por empleado.
-
La calidad de este trabajo no aporta valor añadido ni productividad a la empresa.
-
La mayoría de trabajadores perciben la elaboración de hojas de datos como una tarea pesada.
-
El fraude interno en la elaboración de notas está muy generalizado y su control es ineficiente, complejo y costoso.
Las claves para generar una nota de gastos perfecta
Tras un análisis de las distintas etapas que intervienen en el circuito de elaboración, control y gestión de las hojas de gastos, así como de los problemas más comunes, se han podido identificar las tres claves básicas para elaborar hojas de gastos sin errores, óptimas y eficaces.
-
Definir una exhaustiva política de gastos e informar a los empleados: la información es la clave del trabajo bien hecho y la productividad. No se puede exigir que un empleado elabore correctamente sus notas de gastos si antes no se le informa correctamente, a través de manuales y un buen plan de comunicación, de los requisitos de la empresa: conceptos admitidos, fijación de topes, etc.
También se debe establecer la forma correcta y concreta de justificar los gastos, evitando caer en una sobrecarga de datos. Con el objeto de evitar malentendidos, falta de coincidencia en las interpretaciones y fraudes es imprescindible definir, de la forma más completa y exhaustiva posible, la política de gastos y dietas de la empresa, tanto en viajes como en otros conceptos.
-
Evitar el fraude interno: algunos estudios cifran en un 47 % el porcentaje de empleados que inflan habitualmente sus gastos entre 10 y 15 euros mensuales de media. A través de una buena comunicación a los empleados de las políticas de empresa o, dicho de otro modo, de las reglas del juego, se puede evitar en gran parte el fraude, sobre todo el no intencionado.En lo que respecta al fraude que el empleado lleva a cabo de forma consciente, este puede evitarse, fácil y muy eficazmente, con la utilización de algún software específico de gestión automatizada de control de gastos.
-
Automatizar los procesos: el uso del papel y la entrada manual de gastos, ya sea durante la elaboración de las notas por parte de los empleados como en su control e incorporación a la contabilidad central, es un proceso que se ha demostrado ineficaz y propenso a errores. Por este motivo, para lograr una hoja de datos perfecta es básico utilizar un software para dispositivos móviles que automatice los procesos.
Con este tipo de aplicaciones basta con hacer una foto de los tiques y facturas y el sistema OCR se encarga de: identificar los datos, detectar todo lo que no se ajuste a los parámetros de gasto de la empresa (posibles fraudes) e, incluso, incorporar los datos automáticamente a la contabilidad general.
En definitiva, para lograr una buena gestión de hojas de gasto es preciso equilibrar y relacionar dos perspectivas diferentes: la del empleado que las genera y la de la empresa. Este objetivo es mucho más fácil de lograr, de una forma rápida y fluida, en entornos automatizados mediante software específico de gestión y control de gastos.
