Los viajes de negocios son esenciales para desarrollar la estrategia internacional de una empresa. Estos, suelen hacerse para acercarse a los clientes, empleados o proveedores de servicios de ciudades extranjeras, para así facilitar la colaboración con ellos.
También, los viajes de negocios se organizan para asistir a conferencias sobre un tema relacionado con la industria en la que se mueve la empresa, ya que abre nuevas perspectivas, nuevas fuentes de inspiración y permite crear nuevas relaciones.
Según un estudio realizado por la empresa de investigación de mercado YouGov en 2017, el 95% de los encuestados dice que los viajes de negocios ayudan a mejorar la eficacia en el trabajo y el 56% de ellos lo describe como una fuente de orgullo. Por lo tanto, el viaje de negocios es un factor de éxito para una empresa.
Sin embargo, durante el viaje, podemos llegar a descuidar a los clientes y proveedores de servicios en nuestro propio país, debido a la falta de tiempo o a la escasez de medios de comunicación eficientes.
¿Qué dificultades comunicaciones podemos encontrar en un viaje?
Los viajes de negocios son muy beneficiosos tanto para los viajeros como para quienes los reciben. Sin embargo, es posible encontrar algunas dificultades durante su viaje.
Según el estudio de YouGov mencionado anteriormente, el 47% de los encuestados no consideran el viaje de negocios como un aspecto agradable de su trabajo y el 25% lo describen como una fuente de estrés.
Por lo tanto, es innegable que el viaje de negocios puede ser difícil para algunos,
especialmente cuando se trata de un largo trayecto al extranjero o cuando se ponen en juego las comunicaciones con los clientes nacionales.
Cuando se viaja al extranjero, siempre es difícil mantener contacto directo con clientes y proveedores de servicios que se han quedado en el país de origen. La comunicación por correo electrónico parece ser la forma más fácil, pero también es muy indirecta. Hacer una llamada telefónica puede ser costoso, especialmente cuando estás fuera de Europa.
¿Cómo mejorar la comunicación en los viajes de negocios con nuestros clientes nacionales?
Cuando sales del país por los motivos que sean y deseas seguir manteniendo la
comunicación con los clientes que se han quedado en tu país de origen, son varias las técnicas que pueden seguirse para no perderlos.
En general, todas aquellas herramientas que funcionen a través de Internet serán perfectas, ya que pueden ser utilizadas desde cualquier lugar:
- El correo electrónico, para mantener comunicaciones por escrito, enviar
presupuestos, recordatorios, recibir y enviar newsletter. - Herramientas como Whatsapp que permiten comunicarse por chat. Esta, una vía instantánea y gratuita, muy eficaz hoy en día para las empresas.
- Utilizar números virtuales del país de origen, con los que no supondrá ningún coste adicional llamar o recibir llamadas de nuestros clientes nacionales, siempre que se hagan a través de Internet.
- Otras aplicaciones como Skype, que permiten realizar conexiones de vídeo con aquellos que se han quedado en nuestro país.
¿Cómo mejorar la comunicación en los viajes de negocios con nuestros clientes nacionales?
Por otro lado, también pueden plantearse problemas en la comunicación con aquellos clientes, proveedores o interesados que nos encontremos en el nuevo país: el idioma, la cultura, las numeraciones internacionales, barreras tecnológicas…
Es importante, antes de partir, plantearse todas las situaciones en las que nos podamos encontrar, para prevenir muchas de ellas, como puede ser realizar todos los trámites previos oportunos y documentación del país receptor.
Además, sentirse seguro con el inglés puede ser un gran punto a favor. Sea el país que sea, probablemente el idioma en el que todos podáis comunicaros sea el inglés. La barrera cultural, por su parte, no es ningún problema siempre que esta sea respetada.
Por otro lado, si se quieren realizar llamadas telefónicas en el país, lo ideal es optar por una numeración virtual de dicho país que puedas llevar en tu mismo móvil, de tal forma que no necesites comprar nuevas SIM. De esta manera, podrán contactar contigo y tú con los interesados de una manera más fácil y sencilla.
Por último, la barrera tecnológica ya no es hoy una gran dificultad. Prácticamente en cualquier ciudad podremos encontrarnos con acceso a Internet, personas utilizando ordenador, móviles, etc.
En definitiva, la barrera de la comunicación no debe ser un inconveniente para llevar a cabo los viajes de negocios. Es posible mantener el contacto con aquellas personas que se han quedado en el país, al tiempo que con los que te encuentras actualmente. El control de tu negocio estará siempre en tus manos.
Con la colaboración de:
Ana López, Directora del Departamento de Marketing y Comunicación de la empresa Fonvirtual.
