Ampliamos nuestra alianza estratégica con BizAway, la scale-up especializada en la gestión de viajes corporativos. La automatización total de los informes de gastos y el ahorro de hasta el 20 % ahora es posible gracias a un proceso fluido y 100 % digital. Te explicamos todos los detalles en este artículo.
El ecosistema de los viajes corporativos sigue evolucionando a gran velocidad, impulsado por la transformación digital y la creciente necesidad de eficiencia. En este contexto, Emburse Captio y BizAway amplían su alianza estratégica, un acuerdo que promete redefinir la forma en la que las empresas gestionan los viajes de empresa y sus gastos asociados.Gracias a esta colaboración reforzada, las organizaciones pueden acceder ahora a una experiencia completamente integrada que abarca todo el ciclo de vida del viaje corporativo: desde la reserva hasta la liquidación de los gastos, pasando por la recopilación automática de recibos, la conciliación contable y el control de costes. Todo ello, en un proceso fluido y 100 % digital que, no sólo simplifica el día a día de los empleados, sino que permite un ahorro potencial de hasta un 20 % en los costes relacionados con los desplazamientos profesionales.
La revolución inteligente en la gestión de los gastos de viaje ya está aquí. Te explicamos por qué.
Un reto común: la falta de centralización
Pese a los avances en la digitalización, muchas empresas siguen enfrentándose a un problema recurrente: la dispersión de la información y la ausencia de procesos centralizados. Cada departamento utiliza herramientas diferentes, los datos se recopilan manualmente y la conciliación de gastos se convierte en un proceso tedioso, propenso a errores y con poca visibilidad global.
Consciente de esta necesidad, Emburse Captio, como líder mundial en soluciones de gestión de gastos, y BizAway, la scale-up especializada en viajes corporativos, decidieron hace años unir fuerzas. Ahora, dan un paso más para ofrecer un modelo de gestión inteligente que permite a las organizaciones ganar en control, eficiencia y transparencia.
Entre nuestros clientes hay una gran demanda de soluciones sencillas y centralizadas, y la combinación entre BizAway y Captio representa precisamente la herramienta ideal para quienes desean digitalizar y optimizar la gestión de los viajes de negocios. Desde las reservas hasta las notas de gasto: una experiencia fluida, integrada y altamente eficiente.
Marco Maio, Strategic Alliance Manager de Emburse Captio
Un proceso 100 % digital y automatizado
Uno de los aspectos más destacados de esta integración es la automatización total de la generación de informes de gastos. Todas las reservas realizadas a través de BizAway —que ofrece acceso en tiempo real a uno de los inventarios de viajes más amplios del mercado— se sincronizan automáticamente con Emburse Captio. Esta sincronización inmediata permite elaborar informes precisos y completos de forma automática, directamente a partir de la información contenida en el itinerario.
El resultado es un proceso sin fisuras, que elimina las tareas manuales y minimiza los errores humanos. Para los departamentos de Finanzas y Recursos Humanos, esto supone un alivio significativo de la carga administrativa y una mejora en la calidad de los datos que, a su vez, facilita la toma de decisiones estratégicas.
La tecnología OCR con inteligencia artificial integrada en Emburse Captio permite que cualquier empleado escanee sus recibos con una simple fotografía desde su teléfono móvil. La plataforma reconoce los datos automáticamente, los vincula a las reservas correspondientes y genera la nota de gasto en cuestión de segundos.
Todo este flujo cumple con la validez fiscal y contable, lo que garantiza que las empresas puedan recuperar el IVA de forma sencilla y sin complicaciones adicionales.
Ahorro tangible y eficiencia operativa
Más allá de la mejora en la experiencia de usuario, la alianza entre Emburse Captio y BizAway se traduce en un beneficio económico directo. Las empresas que apuestan por este sistema integrado pueden reducir hasta un 20 % los costes asociados a la gestión de los viajes corporativos. Este ahorro proviene de múltiples factores:
- Menor tiempo dedicado a tareas administrativas
- Reducción de errores que derivan en costes extra o incumplimientos
- Mayor capacidad de negociación y control sobre los proveedores de viaje
- Optimización de la recuperación fiscal
Todo ello con un impacto positivo, no sólo en los resultados financieros, sino también en la satisfacción de los empleados, que pueden dedicar menos tiempo a procesos burocráticos y centrarse en su actividad principal.
Una experiencia más sencilla y centrada en el empleado
En el nuevo paradigma laboral, la experiencia del empleado cobra un protagonismo cada vez mayor. Los equipos valoran que las herramientas corporativas sean intuitivas, accesibles y móviles.
La integración entre Emburse Captio y BizAway responde precisamente a esta necesidad. Desde su smartphone, cualquier usuario puede:
- Reservar vuelos, trenes, hoteles o vehículos de forma inmediata
- Adjuntar recibos mediante una simple foto con el móvil
- Revisar y validar itinerarios
- Generar y enviar informes de gasto para su aprobación
- Solicitar reembolsos
Por su parte, los gestores disponen de un panel de control unificado que centraliza toda la información en tiempo real, con políticas automatizadas y un sistema de aprobación personalizable. De esta forma, las empresas mantienen el control sobre el gasto, mientras los empleados ganan autonomía y flexibilidad.
«Con Emburse Captio compartimos una visión común: simplificar la gestión de los viajes de negocios y hacerla más eficiente para todos, desde Recursos Humanos hasta Finanzas, pasando por cada empleado. La ampliación de esta alianza nos permite ofrecer un sistema realmente integrado, en el que cada etapa del viaje, desde la reserva hasta el control final de los gastos, se gestiona de manera integrada y transparente».
Giovanni Bernardi, Head of Sales de BizAway
La apuesta de Emburse Captio por la innovación continua
Para mantener los gastos de viaje bajo control y evitar sorpresas desagradables, es recomendable aplicar las siguientes buenas prácticas:
Definir una política clara de viajes
Desde Emburse Captio, la ampliación de esta alianza representa un paso más en su misión de ayudar a las empresas a transformar la gestión de sus gastos mediante soluciones digitales que aportan valor real.
Con presencia en más de 120 países y miles de empresas que confían en sus herramientas, Emburse Captio se ha consolidado como la plataforma líder en el sur de Europa para la gestión de gastos de viaje. La integración con BizAway refleja su vocación de mantenerse siempre a la vanguardia, explorando sinergias con socios estratégicos que compartan la misma visión de futuro.
Una solución pensada para el presente y el futuro
La combinación de BizAway y Emburse Captio se convierte así en una respuesta concreta a los principales retos de las empresas actuales:
- La necesidad de controlar el gasto sin perder flexibilidad
- La obligación de cumplir con normativas fiscales y contables en entornos cada vez más complejos
- La expectativa de los empleados de contar con soluciones tecnológicas ágiles, móviles y sencillas
Gracias a esta alianza reforzada, las organizaciones pueden transformar un proceso tradicionalmente complejo en una experiencia eficiente, transparente y plenamente digital.
Si tu compañía está en pleno proceso de digitalización o si deseas descubrir cómo esta integración puede ayudarte a ahorrar costes, optimizar procesos y mejorar la experiencia de tus equipos, te invitamos a conocer más detalles en www.captio.net o contactar con nuestro equipo de especialistas.
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