Dominar el control de gastos de tu organización y adoptar un proceso de gestión de gastos más sólido no es tan abrumador como podría pensarse en un principio. Veámoslo paso a paso.
Ahora cuesta más pedir dinero prestado que en los últimos veinte años. Si eres un responsable financiero, debes tener clara una cosa: es el momento de mejorar las malas prácticas de gasto que pueden estar afectando negativamente a tu cuenta de resultados.
Ya las conoces.
Se trata de cada proceso repetitivo y manual que entorpece la labor de tu equipo financiero. Son procesos como, por ejemplo, clasificar montones de recibos, informes de gastos de empleados y facturas o introducir datos de gastos en hojas de cálculo.
Los procesos manuales no sólo ralentizan, sino que también exponen a la organización a un mayor riesgo de incurrir en errores manuales y fraude en cuanto a los gastos, al tiempo que dificultan el control exhaustivo del cumplimiento.
¿Cuáles son las formas de obtener más visibilidad y control sobre los gastos?
Para empezar, es el momento de dejar atrás esos procesos manuales y tomar medidas para implantar una solución de gestión de gastos. Una potente solución de gestión de gastos agiliza el flujo de trabajo de tu equipo para presentar y revisar los gastos empresariales y te ayuda a controlar los gastos, aumentar la visibilidad a la hora de tomar decisiones fundamentadas e impulsar la productividad de la plantilla.
Adoptar un proceso de gestión de gastos más sólido no es tan abrumador como podría pensarse en un principio. Veámoslo paso a paso:
El proceso de gestión de gastos de los empleados
- Proceso desfasado: Se trata, principalmente, de un proceso manual, con cierto uso de la tecnología, como, por ejemplo, el escaneo y el envío por correo electrónico de los recibos para su visto bueno.
- Implantación: Empiezan por implantar un software de gestión de gastos para registrar y procesar la información sobre los gastos de los empleados.
- Gestión automatizada de gastos: Es una experiencia totalmente automatizada y casi en tiempo real, desde la compra hasta el reembolso.
Las reservas de viajes de los empleados
- Proceso desfasado: Reservan viajes en sitios web sin apenas supervisión y los pagan con una tarjeta de crédito personal.
- Implantación: Empiezan por utilizar una solución de gestión de viajes, una empresa o una herramienta de reservas que aplique la política de viajes.
- Gestión automatizada de gastos: Es un enfoque integral para registrar, analizar y controlar los gastos en los viajes que utiliza los datos de viajes para negociar las relaciones entre proveedores y vendedores. Reserva de viajes con tarjetas virtuales emitidas y aprobadas previamente con topes de gasto.
Las facturas
- Proceso desfasado: Se trata, principalmente, de un procesamiento manual de las facturas, con cierto uso de la tecnología, como, por ejemplo, el escaneo y el envío por correo electrónico de las facturas para su visto bueno.
- Implantación: Aprovecha una solución de automatización de cuentas por pagar con tecnología OCR para presentar y aprobar facturas en línea.
- Gestión automatizada de gastos: El procesamiento de facturas es totalmente automatizado, desde el envío hasta la conciliación, con una visión global de todas las facturas.
Los pagos
- Proceso desfasado: Se imprimen cheques, con envío físico de cheques en papel.
- Implantación: Se empieza por usar la ACH para pagar los cheques, con lo que se eliminará la necesidad de imprimirlos manualmente.
- Gestión automatizada de gastos: Se hace un control total del calendario de pagos, mediante el uso de tarjetas virtuales para aprovechar descuentos y rebajas.
El cumplimiento del control de gastos
- Proceso desfasado: Existen políticas de gestión de gastos imprecisas, arbitrarias y difíciles de aplicar.
- Implantación: Se introducen políticas de gasto en las soluciones de automatización de las cuentas por pagar y los gastos.
- Gestión automatizada de gastos: Es una función integrada de aprendizaje automático con revisión específica por parte de auditores independientes para eliminar todos los gastos que no se ajusten a la política.
Información y análisis
- Proceso desfasado: Existen datos aislados en diferentes sistemas, por lo que los análisis manuales resultan engorrosos e imprecisos.
- Implantación: Se empieza por la creación de informes básicos con funciones limitadas de panel de análisis de alto nivel.
- Gestión automatizada de gastos: Son funciones analíticas a medida, que permiten tomar decisiones estratégicas basadas en datos y no en la intuición.
En la economía actual, tu equipo financiero no puede permitirse depender de procesos desfasados que no facilitan la visibilidad y el control del gasto.
La automatización de la gestión del gasto libera al equipo financiero de tareas rutinarias. Un control eficaz del gasto les permite centrarse en iniciativas estratégicas que protegen la cuenta de resultados.
Descubre por qué Geberit recomienda a los equipos financieros incorporar la automatización en la gestión de gastos de viaje y descubre cómo ha reducido el tiempo y los costes en su proceso de reporte de gastos.
