Emburse encuestó a más de 500 profesionales del ámbito financiero para conocer cómo se están aplicando las técnicas de gestión de gastos en las distintas organizaciones frente a una posible recesión. Algunas de ellas ya están agilizando el proceso de notas de gastos mediante pagos y reembolsos electrónicos. En cambio, otras aún tienen un largo camino por recorrer para lograr la optimización del gasto.
Se imponen los pagos digitales
Cada vez más, las organizaciones buscan oportunidades para reducir costes mediante recortes presupuestarios o mejoras en la productividad de los empleados. En este contexto, los pagos digitales resultan más atractivos que los métodos tradicionales en papel.
LA CARACTERÍSTICA MÁS VALORADA: LOS PAGOS ELECTRÓNICOS
¿Qué características de tu proceso actual te ofrecen más valor?
60.91%
Pagos y reembolsos electrónicos
35.12%
Elaboración de informes y análisis
34.92%
Captura de recibos con móvil
31.55%
Creación automática de notas de gastos
22.62%
Cumplimiento automatizado de políticas
20.04%
Creación de informes móviles
19.84%
Asistencia en directo y en línea
19.25%
Conciliación automatizada
17.26%
Recursos de formación para todos los usuarios
16.67%
Reserva de viajes integrada
14.88%
Emisión física y virtual de tarjetas de crédito
10.71%
Soporte multidivisa
7.74%
Herramienta multilingüe
7.54%
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
0.6%
Otros
LA PÉRDIDA DE RECIBOS FOMENTA LA MIGRACIÓN HACIA PAGOS DIGITALES
¿Cuáles son los principales problemas que presenta tu actual proceso de gestión de gastos?
49.21%
Empleados que pierden recibos en papel o no los aportan
38.1%
Empleados que no presentan las notas de gasto a tiempo
28.57%
Conciliación de los datos (por ejemplo, recibos y extractos de tarjetas de crédito)
25.99%
Tiempo necesario para conciliar, revisar y aprobar las notas de gasto
23.41%
Errores en las notas de gasto (códigos erróneos, importes del pago, etc.)
16.07%
Comprobaciones de incumplimiento de la política
12.3%
Falta de transparencia/visibilidad de los datos de gasto
11.11%
Auditoría y elaboración de informes
10.52%
Tiempo de reembolso a los empleados
6.35%
Ninguno
4.76%
Impacto negativo en el presupuesto o la contabilidad de toda la empresa
0.2%
Otros
La visibilidad del gasto pasa a primer plano
Al integrar los datos de gastos, los equipos financieros pueden obtener información sobre el rendimiento de la empresa. Esa misma información es la que nos puede ayudar a determinar en qué departamentos, funciones y políticas se debe llevar a cabo la reducción de costes durante una recesión.
EXISTE UNA MAYOR CONCIENCIACIÓN SOBRE EL COSTE QUE SUPONE PROCESAR LOS GASTOS
¿Cuánto cuesta procesar una nota de gastos? El porcentaje de empresas que responden «No lo sé» a esta pregunta ha disminuido considerablemente.
35%
2021
16%
2022
LOS GASTOS NO GESTIONADOS SE TRADUCEN EN UNA MENOR VISIBILIDAD
En los próximos tres años, ¿qué categorías de gastos operativos de tu organización está previsto que aumenten?
34.33%
Viajes
32.14%
Publicidad
32.14%
Seguros
30.56%
Material de oficina
29.56%
Gastos bancarios
29.56%
Ventas
28.17%
Coste de productos
22.22%
Servicios
21.83%
Reparación y mantenimiento
21.03%
Costes de flete de entrada
18.65%
Entretenimiento
18.25%
Impuestos sobre la propiedad
16.47%
Costes de flete de salida
15.48%
Gastos jurídicos
15.28%
Investigación
13.29%
Teléfono
12.5%
Gastos de alquiler
11.31%
Amortizaciones
3.97%
Ninguno de los anteriores
¿Esto se corresponde con las tendencias de gasto de tu organización?
Son muchas las organizaciones que aún dependen de métodos manuales para gestionar y aprobar los gastos, y esto permite que se presenten muchas notas de gastos que no cumplen con las políticas de la empresa.
ES NECESARIO PULIR LOS PROCESOS Y EL CUMPLIMIENTO DE LAS POLÍTICAS
¿Qué elemento de la gestión de gastos es el que más necesita mejorar tu organización?
Gestión de los gastos de los empleados
35.52%
Recopilación de datos e información sobre los gastos
20.44%
Automatización de compras y cuentas a pagar
13.49%
Agilización de pagos
9.52%
Reducción del fraude y de los gastos que no cumplen con la política
7.94%
Gestión de gastos de viaje
7.14%
Gestión de tarjetas corporativas o de compras
5.95%
PRINCIPALES PUNTOS DÉBILES DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE GASTOS
Empresas de todos los tamaños coinciden en que la pérdida de recibos es el mayor obstáculo en la gestión sus procesos. Además, algunos de los puntos débiles mencionados muestran cómo el cumplimiento de las políticas sigue siendo un reto en todos los sectores.
49.21%
Empleados que pierden recibos en papel o no los aportan
38.1%
Empleados que no presentan las notas de gasto a tiempo
28.57%
Conciliación de los datos (por ejemplo, recibos y extractos de tarjetas de crédito)
25.99%
Tiempo necesario para conciliar, revisar y aprobar las notas de gasto
23.41%
Errores en las notas de gasto (códigos erróneos, importes del pago, etc.)
16.07%
Comprobaciones de incumplimiento de la política
12.3%
Falta de transparencia/visibilidad de los datos de gasto
11.11%
Auditoría y elaboración de informes
10.52%
Tiempo de reembolso a los empleados
6.35%
Ninguno
4.76%
Impacto negativo en el presupuesto o la contabilidad de toda la empresa
0.2%
Otros
Datos demográficos de la encuesta
¿CUÁLES HAN SIDO LOS INGRESOS ANUALES DE TU ORGANIZACIÓN EN LOS ÚLTIMOS 12 MESES?
Menos de 1 millón de dólares
18.45%
Entre 1 y 49 millones de dólares
30.56%
Entre 50 y 99 millones de dólares
8.53%
Entre 100 y 249 millones de dólares
7.94%
Entre 250 y 499 millones de dólares
7.34%
Entre 500 y 999 millones de dólares
10.52%
Entre 1000 o 4999 millones de dólares
5.56%
5000 millones de dólares o más
6.75%
No lo sé
4.37%
¿DÓNDE SE ENCUENTRA LA SEDE PRINCIPAL DE TU ORGANIZACIÓN?
América del Norte
91.87%
América del Sur
5.36%
Europa
1.98%
Asia-Pacífico
0.79%
¿CUÁL ES TU FUNCIÓN/NIVEL DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN?
Gerente
35.32%
Ejecutivo
27.38%
Director
18.65%
Personal
4.56%
Contable
3.57%
Vicepresidente
3.17%
Encargado de cuentas a pagar
3.17%
Interventor
2.98%
Consultor
0.6%
Otros
0.6%
¿CUÁL ES TU PARTICIPACIÓN EN LOS GASTOS, VIAJES Y FACTURAS DE LA ORGANIZACIÓN?
