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Guía sobre Gastos de Representación en PDF

Gastos de Representación vs Gastos de Viaje

Posteado por: Sandra Teruel | 05/03/2014 | Categorias: Gastos de representación

Una invitación a cenar a un cliente con el fin de captarlo, organizar un evento corporativo o asistir durante unos días a un congreso profesional son algunos ejemplos de acciones puestas en marcha por las empresas y compañías con el fin de conseguir un beneficio presente o futuro. Son lo que se conoce como gastos de representación, y su gestión y posibilidades de deducción fiscal son muy parecidas a los gastos de viaje.

El objetivo principal de los gastos de representación es fomentar la imagen de la empresa y de sus profesionales para, de esta forma, lograr un beneficio comercial a corto o medio plazo. Se trata de acciones ligadas al marketing y las relaciones públicas de la empresa y pueden ser ejecutados tanto por empleados del departamento de venta, como por responsables de marketing, administradores, directivos o altos cargos de la compañía.

Este tipo de actos de representación suelen surgir como producto de la colaboración entre el departamento de marketing y la dirección comercial. La empresa los suele plantear como una inversión de marketing más, respondiendo a una estrategia de mejora de la imagen corporativa y fortalecimiento de la marca.

Si quieres leer más sobre Gastos de Representación, descárgate nuestra guía en  PDF aquí.

Tipos de gastos de representación: un sinfín de posibilidades

Si quisiéramos elaborar un listado con todos los gastos de representación posibles, la lista sería larguísima y, aún así, seguro que nos dejaríamos alguno en el tintero. Actualmente, las posibilidades no tienen otros límites que la propia imaginación de los responsables de los departamentos de ventas, marketing y/o relaciones públicas de las empresas.

Pero haciendo un esfuerzo de síntesis, podemos destacar como principales y más comunes los siguientes:Diferencias entre gastos de viaje y gastos de representacion
  • Estancias en hoteles para clientes.

  • Invitaciones a comidas y cenas con clientes.

  • Regalos y obsequios de empresa dirigidos a clientes y proveedores.
  • Invitaciones al fútbol y otros acontecimientos deportivos.
  • Entradas al cine, teatro, parques de ocio y otros espectáculos.
  • Deportes de aventuras: jornadas de paintball, circuitos de karting, actividades de invierno, etc.
  • Cuidados estéticos o de bienestar personal: masajes, tratamientos, relax, yoga, spa, etc.
  • Talleres de conocimiento personal, solidarios, manualidades, cocina, etc.

Lo que NO son gastos de representación

Por el contrario, no se consideran gastos de representación y, por lo tanto, no tienen derecho a ventajas fiscales todos aquellos gastos cuya finalidad NO es la obtención de beneficios empresariales futuros. En este grupo encontraríamos, por ejemplo: gastos de restaurantes con personas no vinculadas a la empresa ni futuros clientes, entradas a espectáculos para familiares o amigos, gastos de aparcamiento o de desplazamiento no relacionados con actividades de la empresa o regalos de importe excesivo.

Diferencias entre gastos de representación y gastos de viaje

La diferencia fundamental entre los gastos de representación y los de viaje es que, mientras los primeros están destinados, como su propio nombre indica, a “representar” a la empresa ante clientes y proveedores, los gastos de viaje son los generados por la propia actividad de la fuerza de venta. Por lo tanto, ejemplos de gastos de viajes serían: los desplazamientos, las carreras de taxi. la manutención o el alojamiento de los empleados (en su mayor parte del departamento comercial).

Pese a que pertenecen a partidas presupuestarias diferentes, en ciertas ocasiones los gastos de representación y de viajes se solapan y confunden, como por ejemplo una cena con clientes después de un seminario.
 

La gestión de los gastos de representación

Muchos de estos gastos, como las comidas y cenas con clientes, tienen un proceso similar al de los gastos de viajes: el gasto suele correr en un primer momento a cuenta del empleado y posteriormente le es reembolsado por la empresa, tras la debida justificación del importe.

Durante las próximas semanas, iremos publicando sobre los diez problemas más habituales en la gestión de los gastos de representación: recopilación de justificantes o tiques, generación, seguimiento y validación de notas de gastos, implantación de políticas de control, etc.

Asimismo, en nuestra guía sobre gastos de representación encontrarás las mejores soluciones para enfrentarte con éxito a estas dificultades.

gastos de representación: preguntas frecuentes

Image(s): FreeDigitalPhotos.net