La consultora Sales Cloud Team ha realizado un estudio exhaustivo y completo en relación a la gestión de hojas de gastos de movilidad de los empleados que ha arrojado unos datos muy claros y reveladores. Haciendo un ejercicio de síntesis, estos podrían resumirse en: gestión claramente ineficiente, existencia de fraude y percepción de una necesidad (aunque no prioritaria) de mejora en este aspecto.
Los puntos clave del estudio
Si trazáramos una línea imaginaria que pasase por los principales puntos que pueden extraerse del citado estudio, esta pasaría necesariamente por los siguientes aspectos:
- La inmensa mayoría de empresas (un 90%) tiene al menos un trabajador que tiene la necesidad de hacer notas de gasto por cuestiones de movilidad. Los colectivos profesionales más proclives a esta acción son, entre otros: comerciales, consultores y técnicos.
- Más de la mitad de las compañías (un 55%) gestionan estas notas de pago solamente en formato papel, en un proceso que los mismos responsables de las mismas consideran ineficiente y farragoso.
- Existe un importante volumen de fraude relacionados con este tipo de gastos. Su control no está automatizado y, además, se trata de un proceso inoperante, complejo y costoso para la empresa.
- El reembolso de los gastos, como consecuencia de un sistema ineficaz, es demasiado lento, no haciéndose efectivo hasta 11 días después por término medio, llegándose en algunos casos a los 30 días Esta circunstancia acarrea no pocas molestias y malestar entre los empleados.
Gastos por mala gestión
Además de otras cuestiones negativas, como desmotivación, mal ambiente o desconfianza entre los distintos miembros de la empresa, una mala gestión de las hojas de gastos lleva acarreado una serie de gastos y sobrecostes para las empresas.
El presente estudio ha sacado a relucir, entre otros, los siguientes costes:
- El volumen de gastos a manejar por este tipo de concepto es, por término medio, de unos 300 € mensuales por trabajador. Esto significa que a una empresa que tenga 20 trabajadores con necesidades de movilidad le supone un gasto anual de 72.000 €.
- El fraude supone, de media, unos 15 €/mes, sobre todo en el cómputo del kilometraje.
- Un 4% de empleados llega a sobre dimensionar sus gastos de movilidad entre 50 y 100 €.
- La realización de una nota de gastos mensual no automatizada (que es como la hacen la mayoría de empresas) supone la inversión de un tiempo mínimo de una hora al mes por trabajador. Esto traducido en horas anuales de una empresa de 20 trabajadores con movilidad da como resultado 240 horas.
Mejorar la eficiencia en la gestión de hojas de gasto: deseable sí, prioritario, aún no
Las respuestas a ciertas cuestiones incluidas en este estudio ponen de manifiesto que los gestores de las empresas son plenamente conscientes de dos cosas:
- El tema de los gastos por movilidad es muy importante, tanto en costes directos como en volumen de trabajo. Por lo tanto, vale la pena gestionarlo con eficacia.
- Por lo general, la gestión que llevan a cabo es ineficaz y plenamente mejorable.
Pero pese a ello, la mejora de estos procesos no les resulta prioritaria por la reducción de inversiones o gastos extras que están llevando a cabo la mayoría de empresas por la crisis y también por el desconocimiento de servicios automatizados como el ofrecido por Captio.
Objetivo: dar a conocer y convencer
Ante estas perspectivas, el reto de Captio no puede ser otro que dar a conocer mejor sus servicios argumentando que, en un corto plazo, un sistema automatizado de las hojas de gastos y control del fraude supone un ahorro de costos para la empresa y una mejora de la calidad del trabajo y del ambiente laboral. Por lo que el retorno de la inversión está plenamente garantizado.
