La situación económica es y seguirá siendo complicada durante el 2014 y los principales indicadores, pese a algunos indicios esperanzadores, hacen prever que en los próximos años la austeridad y contención del gasto seguirán siendo el común denominador de prácticamente todos los sectores económicos. Y los viajes de negocios tampoco serán la excepción. Este contexto afectará enormemente a las tendencias y perspectivas de la organización y control presupuestario de los viajes.
Como detallamos a continuación, cualquier análisis de la tendencia actual y el futuro próximo de los viajes corporativos gira inevitablemente alrededor de la contención del gasto, la austeridad y los planteamientos conservadores. Pero existe una excepción: las nuevas tecnologías, las cuales se caracterizarán por un uso creciente, la ampliación de sus ámbitos de actuación y el constante desarrollo. El factor tecnológico ha venido para quedarse e imponerse de manera definitiva.
Principal tendencia y línea de futuro: un mayor uso de las nuevas tecnologías
Se prevé que el uso de los últimos avances tecnológicos crezca y, de la mano de un potente desarrollo y especialización, se imponga en todas las fases del viaje: el antes o preparación, el viaje en sí mismo y el post viaje. De esta forma, las aplicaciones informáticas serán herramientas imprescindibles en cuestiones como:
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La automatización de reservas de billetes de transporte, alojamiento y servicios adicionales.
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Gestión y control de gastos relacionados con los viajes, como dietas, kilometrajes y otros gastos tanto antes del viaje como durante el mismo.
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Integración de los gastos de viajes con la contabilidad centralizada de la empresa.
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Análisis automatizado de los gastos.
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Recursos de auditoría y consultoría a través del propio software.
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Aplicaciones de apoyo al viajero: alertas de peligros, información práctica, reviews o recomendaciones, etc.
Contención del gasto
Lo que se puede resumir en una frase «tratar por todos los medios de hacer más con menos». Para conseguir este objetivo se utilizarán estrategias del tipo:
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Intentar realizar viajes más cortos, con menos profesionales y en las fechas más idóneas para reducir costes.
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Potenciar herramientas como las videoconferencias.
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Multiplicar esfuerzos para conseguir mejores tarifas a través de una mayor labor de investigación y comparación de precios (a ser posible automatizada) y negociando con los proveedores.
Involucrar a los empleados
Otra tendencia muy clara será intentar que los empleados tomen mayor conciencia de la importancia de la gestión de gastos a través de las siguientes líneas de actuación:
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Mejorar las políticas de comunicación.
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Diseñar políticas de viaje más claras y accesibles.
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Posibilitar a los empleados la toma de decisiones que se adecuen al cumplimiento de dichas políticas.
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Formar a los trabajadores en el impacto financiero de sus decisiones.
Un problema añadido a la contención de gastos y la concienciación de los profesionales será la mayor exigencia de estos por su mayor costumbre de viajar por trabajo o ocio. Esto obligará a las empresas a una búsqueda constante del equilibrio entre las exigencias de los empleados y las políticas de ahorro
Mayor planificación
La planificación jugará un papel fundamental en el futuro, fundamentándose en: el análisis de datos a través de las nuevas tecnologías y el establecimiento de unos objetivos y prioridades muy claros y detallados.
Por otra parte, la estimación de costes y las previsiones del retorno de la inversión (ROI) tendrán una influencia en las decisiones finales mucho más elevada que la actual.
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