Los datos que vienen en el tique no suelen ser suficientes para gestionar un gasto. Su justificación requiere de una información adicional que hay que anotar adecuadamente para, posteriormente, incorporar en la nota de gasto.
La información adicional en los gastos de representación
Las empresas cada vez requieren más datos para: justificar adecuadamente sus gastos, beneficiarse de desgravaciones y comprobar si se ajustan a las políticas definidas. Por este motivo, el empleado que realiza un gasto de representación a cuenta de la empresa debe tener muy claro cuáles son estos datos adicionales necesarios.
Estos son los ejemplos más típicos y recurrentes de información adicional que conviene recopilar:
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En comidas y cenas, número, nombre y relación con la empresa de los comensales. Este dato es especialmente importante cuando se realizan invitaciones a clientes reales o potenciales, proveedores, etc., puesto que la política de gastos de la empresa es muy posible que varíe en función de si los que realizan la consumición son solamente los empleados de la empresa o hay otras personas.
- En los desplazamientos por motivos de representación: trayecto realizado (puntos de origen y destino, kilómetros recorridos, etc.) y justificación del mismo (visitas llevadas a cabo y motivo).
- En regalos y otros gastos: especificar y argumentar brevemente el motivo del cargo y el cliente o persona beneficiada.
El tratamiento de esta información
La manera tradicional de anotar esta información ha sido, la mayoría de veces, escribirla a mano detrás del tique o comprobante de pago. Es evidente que este sistema tiene bastantes insuficiencias y varios problemas: olvidos, encontrarse en una situación en la que no es posible escribir, hacer las anotaciones de forma tan rápìda que luego no se entiendan los datos, etc.
La automatización del proceso
Afortunadamente, existen aplicaciones para smartphones y tablets especialmente diseñadas para facilitar tareas como el tratamiento y gestión de estos datos adicionales. Este tipo de software posibilita también la personalización de este tipo de información con las necesidades particulares de cada empresa, asociando los metadatos a cada tipo de gasto.
Con estas herramientas, el trabajo de recopilación de datos adicionales se convierte en mucho más sencillo, dinámico e integrado con tareas posteriores como la generación de la nota de gastos y su supervisión.
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