Un área pendiente de tratar en muchas organizaciones es el coste real de la función de gestión y procesamiento de facturas. Si bien, por supuesto, el volumen de facturas recibidas depende del tipo de negocio (por ejemplo, un fabricante procesará muchas más facturas que una organización de servicios profesionales), una constante es el alto coste de hacerlas circular a través del sistema. De hecho, se estima que para las empresas con un proceso completamente manual, aprobar y dejar lista para el pago una factura puede costar entre 11 y 16 euros. Aunque pueda no parecer una cantidad excesiva en lo que supone llevar una empresa, una organización relativamente pequeña que recibe solo 40 facturas al día gastará más de 110.000 euros al año simplemente procesando facturas de proveedores.
El problema
Las dos preguntas inmediatas a las que nos lleva esto son: ¿por qué este proceso es tan costoso y cómo se puede reducir? La primera respuesta es relativamente sencilla: el procesamiento de facturas puede ser un proceso muy lento y laborioso. Las facturas primero deben recibirse e introducirse en el sistema (lo cual, de por sí, puede generar enormes retrasos, ya que las facturas de los proveedores pueden permanecer durante días o semanas en las bandejas de entrada de los destinatarios incluso antes de llegar al equipo de administración y finanzas). A continuación, deben codificarse adecuadamente, presentarse para la aprobación del responsable del presupuesto y luego introducirse en el sistema ERP para su aprobación.
La falta de visibilidad del equipo de Administración y Finanzas en todo el proceso puede conducir a muchos otros problemas: que las facturas se pierdan o caigan en el olvido antes de llegar al departamento de finanzas; que los retrasos conduzcan a que se emitan y procesen facturas duplicadas; que se omitan los procesos correctos de aprobación; etc. Si bien el coste directo del tiempo adicional de equipo de finanzas dedicado al procesamiento de estas facturas puede identificarse claramente, puede que se sumen otros costes: los proveedores podrían imponer recargos por pagos atrasados o cargos por intereses; las facturas duplicadas podrían pagarse dos veces; podrían desaprovecharse oportunidades de descuento por pago anticipado, etc.
Estos son solo algunos de los problemas financieros más tangibles que supone el procesamiento manual de facturas. Cuestiones como el incumplimiento de los parámetros de presupuesto y aprobación, el fraude y la asignación incorrecta del presupuesto pueden no ser tan fáciles de rastrear y calcular de inmediato, pero podrían dar lugar a problemas importantes en el proceso contable.
La solución
Dada la magnitud de los desafíos que descubren los procesos manuales existentes, ¿cómo se pueden resolver? La respuesta obvia es automatizar el proceso con un software de gestión de facturas. Esto permite a los departamentos de Administración y Finanzas agilizar todo el proceso, desde la captura electrónica de las facturas en cuanto se reciben hasta una asignación de presupuesto más precisa y conforme y una aprobación más rápida por parte del responsable del presupuesto. Además de acelerar el proceso de aprobación, el uso del software de gestión de facturas también dará una visibilidad total del proceso, además de eliminar los problemas relacionados con el incumplimiento al automatizar la aplicación de las normas comerciales.
El ahorro de costes que se puede lograr mediante la automatización de facturas solo por la menor necesidad de intervención manual es claro. Según estudios de empresas de investigación como Aberdeen Group y PayStream Advisors, la automatización puede reducir el coste del procesamiento de facturas en un 75 %. Sin embargo, estas cifras no tienen en cuenta los ahorros a largo plazo y las mejoras que pueden obtener las organizaciones, desde descuentos por pagos anticipados hasta ahorros de costes más amplios generados por un análisis de datos de gastos más preciso y oportuno, así como el trabajo adicional de valor añadido en el que los equipos de finanzas pueden concentrarse en las horas que han ganado.
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