Mediante el uso de un software de digitalización certificada homologado por la Agencia Tributaria es posible prescindir definitivamente del papel. A partir de ahora todas las facturas y documentos justificativos pasarán a estar en formato digital, lo que implica encontrar la forma más idónea de guardar estos documentos.
La elección del método de archivo y organización de facturas digitalizadas más idóneo significa aportar un plus adicional en el sistema de administración y gestión de la empresa. Para ello, existen distintas alternativas o soluciones.
Sistema de organización propia
Se puede optar por un sistema de organización propio, donde cada empresa lo adapta en función de sus necesidades. Puede ser un sistema válido y funcional para empresas pequeñas, que no tengan un volumen demasiado elevado de facturas y que, por lo tanto un simple sistema de carpetas ordenadas por fechas en Windows o Mac puede serle útil.
Gestor documental
Los sistemas de gestión documental o Document Management System, en inglés, engloban todos aquellos programas y aplicaciones informáticas creados específicamente para la gestión de todo tipos de documentos. Normalmente se utilizan en aquellas organizaciones que manejan una gran cantidad de facturas y otros documentos, ya que permiten establecer sistemas de indexación que facilitan enormemente la consulta y localización exacta del archivo concreto que se está buscando.
Estos sistemas casi siempre suelen incluir opciones de compresión y recuperación, por lo que además de ser un buen sistema de organización y almacenamiento proporcionan un plus añadido de seguridad.
Integración con el ERP
Es la solución más costosa pero también las más demandada por las empresas porque ahorra muchas horas de trabajo y se gana en efectividad y eficacia en una cuestión tan importante para la empresa como es la contabilidad.
La selección de uno u otro método dependerá del tamaño, necesidades de la empresas, pero no se debe olvidar que, aunque los sistemas más sofisticados e integradores, suelen requerir una mayor inversión inicial en poco tiempo suelen amortizarse en forma de ahorro de muchas horas de trabajo poco productivas y en una mayor rentabilidad y eficacia en la ejecución de los procesos.
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