<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=133206463822786&amp;ev=PageView &amp;noscript=1">

Captio: revolucionando el business travel

informe del kilometraje 2018

Licitación documental en hojas de gastos

Posteado por: Sandra Teruel | 26/09/2013 | Categorias: Hoja de gastos

En este post vamos a tratar el tema de la documentación que se utiliza para elaborar hojas de gastos. Es importante custodiar correctamente estos documentos y exigírselos a los empleados que declaren gastos para evitar el fraude interno.

En esta cuestión, hay una serie de puntos o consideraciones fundamentales que pasamos a enumerar a continuación:

  • La documentación utilizada para justificar los datos puede ser una fotografía del ticket o la factura, en caso de que el empleado use un software que lo permita, así como también los documentos originales.

  • Lo recomendable es guardar esta documentación en formato fotográfico durante un años como mínimo.

  • El empleado que ha realizado el gasto y elaborado la nota tiene la obligación de guardar la documentación original (facturas y/o tickets de compra) en un sobre donde conste el número de referencia de la nota de gastos y enviarlo al gestor de gastos de la empresa. Estos sobres con la documentación deben ser debidamente custodiados y archivados por la empresa para poder ser consultados en caso de que surjan dudas o por si son requeridos por un tribunal o la Agencia Tributaria.

En cuanto a la validez legal de la fotografías, inicialmente son válidas de cara a gestiones o licitaciones entre la empresa y sus empleados. Lo que ocurre es que si la Agencia Tritbutaria o un inspector o un tribunal de justicia requiere la documentación original, obviamente la empresa está obligada a presentarla. En el caso de que no la tenga deberá pedir un duplicado al establecimiento donde se realizó el gasto.

Actualmente, se está empezando a modificar las Leyes y normativas que obligan a presentar el original , puesto que muchas facturas o tickets de, por ejemplo, papel térmico sufren un deterioro tan importante con el paso del tiempo que hacen que, a veces, una fotografía sea un documento más válido y fiable

La documentación utilizada debe mantenerse en perfecto estado y estar perfectamente ordenada de manera que pueda ser localizada fácil y rápidamente tanto para poder realizar cualquier tipo de comprobación o gestión a nivel interno de la empresa, como si es reclamada por un órgano externo: una auditoría, la Agencia Tributaria, un tribunal, etc. En ocasiones, esta documentación de las notas de pagos también es necesaria para otros fines, como la solicitud de una subvención.

Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:

Pilar Navas

Controller con más de 10 años de experiencia en el sector de la tecnología médica y colaboradora habitual de Forum Business Travel

 

 

deteccion de fraude interno en una empresa