Estrategias de control del estado de resultados o ganancias y pérdidas

El estado de resultados de una empresa resume las operaciones derivadas de sus actividades económicas durante un periodo determinado. Este estado financiero incluye todos los ingresos generados por la empresa y también los gastos en que ha incurrido para, finalmente mostrar el resultado, que pueden ser ganancias o pérdidas.

Ingresos menos gastos es igual a resultado. El estado de resultados es la cifra que sale de restar la suma de los gastos a la suma de los ingresos. Dicho estado financiero es una síntesis de los cambios de capital y patrimonio durante un período que resultan de las actividades comerciales. Por lo tanto, muestra si se están cumpliendo los objetivos definidos por la empresa en relación de beneficios o pérdidas, de una forma clara y definitoria.

Por este motivo, el control de la cuenta de pérdidas o ganancias es fundamental para poder tomar acciones de refuerzo o correctivas. Dicho seguimiento servirá también como herramienta para formular la política económica y financiera de la organización.

Estrategias de control

Existen varios métodos de comprobación de que las pérdidas o ganancias estén dentro de los parámetros establecidos. Por lo general, se ponen en marcha al principio del ejercicio fiscal, en las estrategias generales de la empresa, compañía o negocio:

• Estudio y comparación de ventas (ingresos), costos, gastos y utilidades de la empresa.
• Realización de inventarios, tanto periódicos como permanentes, estableciendo unos sistemas para su administración.
  
• Control de existencias.
• Análisis de las partidas que dieron origen a unos determinados ingresos y gastos.
• Determinación de los gastos de carácter operativo y los funcionales.
• Segmentación de las pérdidas y ganancias por departamentos y áreas.
• Cálculo de la rentabilidad bruta. Normalmente se utiliza como índice de referencia un porcentaje sobre las ventas, lo cual indica la rentabilidad bruta con la que opera la compañía al vender sus productos.
• Cálculo de la rentabilidad neta. En este caso a los beneficios se le restan gastos indirectos: costes de administración, publicidad y marketing e inversiones.

El cálculo del EBITDA

En los últimos años, el indicador financiero conocido como EBITDA (por sus siglas en inglés Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization es decir, beneficios antes de intereses, impuestos, depreciaciones -provisiones- y amortizaciones) se ha consolidado como uno de los más utilizados para medir y controlar la rentabilidad operativa de la empresa. El EBITDA representa el resultado de la empresa antes de deducir los intereses (carga financiera), los impuestos, las amortizaciones y las depreciaciones.

La fórmula para calcularlo es: Resultado de Explotación (EBIT) + Provisiones + Amortizaciones.

Al resultado se le restan los gastos operativos (costes de personal, alquileres, compras, luz, publicidad…) y los no operativos (incendios, multas, renovación de equipos…).

El EBITDA tiene la ventaja de eliminar el sesgo de la estructura financiera, del entorno fiscal (a través de los impuestos) y de los gastos "ficticios" (amortizaciones). De esta forma, permite obtener una idea clara del rendimiento operativo de las empresas, tanto a nivel global como por filiales, áreas o departamentos.

Es una magnitud contable muy útil, pero no debe ser el único valor usado para medir la rentabilidad de tu empresa. Sobre todo, si tienes una deuda elevada. Además, las normas de contabilidad internacional no la reconocen.

¿Cómo se contabiliza el estado de resultados?

Entre los principales objetivos de realizar un estado de resultados está, como hemos visto, determinar cuál es la rentabilidad de la empresa, cuáles son los bienes que poseen y cómo se han conseguido. A eso hay que sumar la posibilidad de poder saber cuánto se consigue por cada euro invertido en las diferentes partes del proceso, en dónde se están consumiendo más recursos y/o si es posible abaratar costes. También es útil para definir el reparto de dividendos.

Normalmente, el estado de resultados se calcula de forma anual, pero su periodicidad es flexible. Para ello se tienen en cuenta dos tipos de resultados: el de explotación y el financiero. El primero hace referencia a las operaciones ordinarias y, por tanto, incluye todos los ingresos y gastos que la empresa ha generado para un periodo de tiempo determinado. El estado financiero, por su parte, se centra en las operaciones de financiación. 

Si durante ese período los ingresos netos superan a los gastos, tu empresa habrá obtenido beneficios (saldo positivo). Cuando ocurre lo contrario, significa que estás entrando en pérdidas (saldo negativo). Estamos, por tanto, ante uno de los datos financieros más importantes para las empresas.

La fórmula para calcular el resultado neto sería la siguiente:

Ingresos operativos netos (ingresos por actividades menos descuentos y bonificaciones) – Resultado bruto (costo de los bienes vendidos o de los servicios prestados) – Resultado de las operaciones ordinarias (gastos de venta menos gastos de administración) + Ingresos financieros - Gastos financieros + Ingresos extraordinarios - Gastos extraordinarios + Ingresos de ejercicios anteriores - Gastos de ejercicios anteriores – Impuesto a las ganancias = Resultado neto

Para poder hacer una cuenta de pérdidas y ganancias de forma rápida y correcta, lo mejor es tener todas las cifras ordenadas. Así solo tendrás que sumar los importes y asentarlos en la cuenta correspondiente.

Pongamos el ejemplo de una empresa que ha obtenido 1.000.000 euros por ventas e ingresos, de los cuales 800.000 han sido por ventas y prestación de servicios y 200.000 más por servicios diversos. En cuanto a los gastos, estos han ascendido a 150.000 euros, 100.000 de ellos por gastos de personal y 50.000 más por servicios exteriores. Pues bien, con estos datos, el resultado de explotación sería un saldo positivo de 850.000 euros. El asiento contable sería así de simple:

Para contabilizar el estado de resultados debes contabilizar los gastos e ingresos en el momento en que se producen, aunque todavía no se haya hecho efectivo algún pago. Los softwares de gestión de gastos de la empresa pueden ser un gran aliado para ayudarte en esta tarea. 

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