Emburse, líder en innovación en el sector de gastos y viajes

Viajes de empresa timer 5 min.
Sandra Teruel
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¿Hacia dónde se dirige la innovación en el sector de los gastos y viajes? Conoce las últimas tendencias que te ayudarán a optimizar los presupuestos de las empresas en los viajes de negocios y  los gastos de plantilla. Prepárate para el futuro: te contamos todo lo que estamos creando para revolucionar el sector.

Todo parece indicar que la innovación no muestra signos de desaceleración en casi ningún sector. De hecho, va cada vez más rápido. Dentro del sector de gastos y viajes, en general, y para Emburse en particular, este es el mejor momento para observar hacia dónde se dirige la innovación y ayudar así a las empresas a sacar el máximo partido a sus presupuestos de viajes y gastos.

En Emburse nos sentimos orgullosos de encontrarnos a la vanguardia, no sólo del presente, sino también de lo que está por venir en este sector para ayudar a las empresas a no quedarse atrás. Y esa es la razón de nuestra reciente colaboración con YouGov en junio de 2024, a través de la cual pudimos escuchar lo que piensan unos 500 profesionales del sector de viajes, finanzas, recursos humanos y operaciones, y entender cuáles son las últimas tendencias en los viajes de negocios y los gastos de la plantilla. Las conclusiones a las que hemos llegado, que han sido recopiladas en nuestro nuevo informe Future of Travel and Expense, dejan ver una estrecha relación entre la capacidad de las organizaciones para controlar el gasto de sus plantillas y la generación de balances financieros positivos.

Nuestros últimos hallazgos ponen de manifiesto que las empresas que aplican el pensamiento estratégico y adoptan las mejores soluciones de gastos y viajes están además aumentando su cuenta de resultados, aunque en ocasiones no sean conscientes de ello. Los beneficios que esto entraña para una determinada organización no deben sobrestimarse, especialmente si tenemos en cuenta el aumento del coste de los viajes corporativos, una mayor autonomía de los empleados y demanda de opciones, así como otros factores. Es más, los negocios con un mejor rendimiento son hasta dos veces más propensos a planear invertir en tecnologías de viajes y gastos (un 87 % frente a un 56 %), y es más probable que trabajen con un proveedor de software de este tipo que consideren que lidera el sector para ayudarlos a gestionar las nuevas exigencias y desafíos (el 54 % frente al 13 %).

Los datos hablan por sí solos: para quienes tienen prevista una mejora en su stack tecnológico de gastos y viajes para los próximos 3 o 5 años, destacan cuatro ámbitos en los que desean invertir:

  • Inteligencia artificial (33 %)
  • Integración de procesos y sistemas de gastos y viajes, con, por ejemplo, la actualización de plataformas de gasto (29 %)
  • Capacidad para analíticas, generación de informes y previsiones (29 %)
  • Tecnologías para la optimización de precios (28 %)

El objetivo de Emburse es ayudar a simplificar la vida de los profesionales y ofrecer el mayor valor a nuestros clientes. A continuación, me gustaría compartir con vuestra organización de qué forma nos comprometemos con ese objetivo en cuatro áreas clave, a saber: IA / aprendizaje automático, automatización, analíticas y previsiones, y optimización de precios.

seguridad viajes corporativos

IA / aprendizaje automático

Seguimos desarrollando y desplegando la tecnología más innovadora en materia de IA y aprendizaje automático para generar eficiencia y mejorar la gestión de gastos de nuestros clientes, y esto repercute en un mayor control de gastos y reducción de costes. La captura de documentos con transcripción de recibos y facturas, por ejemplo, garantiza una mayor precisión en la generación de notas de gasto y el cumplimiento, mientras que los procesos de auditoría asistidos por aprendizaje automático detectan las infracciones en la política y los riesgos potenciales para que quienes auditen no pierdan tiempo a la hora de revisar gastos.

Además, las predicciones que lanza la IA permiten autorrellenar los campos de las notas de gasto, ofrecer sugerencias y automatizar los procesos sucesivos para garantizar una recopilación de datos limpia y completa. Por otro lado, las comprobaciones de la política y la detección del fraude ayudan a las organizaciones a minimizar riesgos y a controlar sus costes a nivel general. Cumplimiento, hecho; reducción de gastos, hecho. Y todo gracias a la IA.

 

Automatización

Aprovechamos los potentes beneficios de la automatización y eliminamos tareas manuales y laboriosas, como cumplimentar datos, guardar recibos o los procesos de aprobación, lo que reduce significativamente los costes administrativos.

Las soluciones de Emburse permiten la generación automática de notas de gasto: extraen datos de varias fuentes (como recibos, viajes, tarjetas, sistemas ERP o calendarios) para eliminar la carga de trabajo más pesada en la creación y aprobación de este tipo de informes.

Los sistemas automatizados procesan los gastos de forma rápida y precisa, y así se puede reembolsar a la plantilla en un menor plazo de tiempo al organizar de forma automática las transacciones en informes para aprobación. La automatización incrementa el nivel de satisfacción de la plantilla y mejora la gestión de flujos de caja al aumentar la visibilidad de gasto, simplificar el proceso de generación de notas de gasto al completo y ahorrar tiempo a los empleados y, en última instancia, valiosos recursos de la empresa, para así poner el foco en labores más estratégicas. Todo esto puede traducirse en un aumento de la productividad y de la eficiencia operacional en términos globales.

Tecnologías para la optimización de precios

Nuestras herramientas de reshop de viajes rastrean constantemente las mejores tarifas aéreas y modifican la reserva de forma automática cuando detectan una reducción potencial de costes. Hemos identificado que, al emplear la tecnología de Emburse, se pueden ahorrar 64 euros por reserva. Quienes viajan también reciben sugerencias sobre otras alternativas de hotel desde que hacen la reserva y hasta el momento en que viajan, lo que permite un ahorro del 20 % gracias a la identificación comparativa de oportunidades de reducción de costes relativos a política de viajes y contratos con proveedores. El cumplimiento con la política garantiza que los viajeros se adhieran a ella al realizar reservas, tanto directamente mediante los proveedores, como a través de empresas de gestión de viajes, y un proceso de auditoría para cada reserva que tiene en cuenta los descuentos contratados asegura que todos ellos estén siendo calculados y aplicados correctamente.

Actualmente, las empresas que más están revolucionando el sector ya usan las tecnologías más punteras para que sus clientes obtengan un valor de negocio real. En Emburse, la innovación está presente en todo lo que hacemos y ponemos el foco en las necesidades y estrategias de nuestros clientes. ¡Descubre todo lo que estamos ideando para el futuro del sector de gastos y viajes!

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