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Captio: revolucionando el business travel

problemáticas de los gastos de representación

Cuando el informe de gastos tradicional te hace perder tiempo y dinero

Posteado por: Rosa Castellnou | 17/02/2016 | Categorias: Actualidad

Un estudio de la Global Business Travel Association muestra los puntos de vista de los compradores de viajes y gerentes de todo el mundo referente a la gestión de los gastos de movilidad de las empresas y cómo estos repercuten en los costos de dirección. Es el tiempo del cambio. ¿A qué esperas para digitalizar y ahorrar en tiempo y dinero?

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Un estudio de la Fundación GBTA muestra las carencias de las notas de gasto tradicionales. Y es que, según el Informe cada año empresas de todo el mundo pierden, por regla general, aproximadamente medio millón de dólares (lo equivalente a 458.000 euros) y 3.000 horas corrigiendo errores en informes de gastos. El coste medio a tratar para una noche de hotel es de 58 dólares, sin embargo, el 19% de los informes de gastos contiene errores o emite información que suma 58 dólares adicionales y 18 minutos para corregir cada informe.   

El estudio también muestra que el 70% de los compradores de viajes actualmente tratan informes de gasto internamente con un software de terceros. El 19% lo hacen internamente sin la ayuda de un tercero y el 4% externaliza el proceso completamente. Además, la mitad de las empresas que procesan informes de gastos internamente sin el software de terceros, encuentran la identificación de gastos (con un 49%), la entrada de datos (54%) y adjuntar los ingresos (con el 55%) como los puntos de dolor principales.

“Este estudio procura identificar puntos de dolor y áreas de mejora del proceso de reporte de costos, de esta manera, las empresas pueden encontrar la manera para mejorar la eficacia del dinero, el tiempo y los recursos”, explica el Vicepresidente de la Fundación de Investigación, Joseph Bates. “Con la introducción rápida de nuevos productos financieros en la industria de los viajes de negocios, las empresas continuamente deberían evaluar sus prácticas existentes y asegurarse que trabajan de manera eficiente y ser conscientes del coste real lo mejor posible”.

Puntos significativos para el cambio

Lo que queda claro en el estudio es que los informes de gastos conllevan una carga considerable en el departamento de finanzas. Los procesos de costes basados en papel son los más propensos al error y completamente ineficaces. Pero hay métodos para combatirlos; es el caso de Captio, la solución que gestiona de manera automatizada todo el proceso de los informes de gastos.

El informe también señala que “un 88% de aquellos que actualmente no usan ninguna plataforma de digitalización electrónica afirma que tener una herramienta de digitalización mejoraría sus procesos”. Y es que, para aquellos que se han adaptado a las soluciones de gestión de gastos, la realidad es muy diferente. La utilización de estas plataformas quita el dolor de cabeza a los empleados de movilidad y a los administradores, y el proceso se transforma completamente. Sacando una simple foto al tique, ésta se carga directamente en el software para leer sus datos automáticamente, y facilitar el acceso a la información a tiempo real a los administradores. De esta manera se consigue un proceso más rápido y eficiente.

Diferencias globales según el lugar

El estudio también muestra la diferencia de la gestión de los informes de gastos según el lugar. Señala que los compradores de viajes de Norteamérica y Asia Pacífico que usan softwares de gestión de gastos representan un 86%,  mientras que la cifra de latinoamericanos que los usan es de un 60%. En cambio, éstos últimos, con mayor probabilidad usan otro programa de ordenador para someter sus informes de gastos (el 50% comparado con el 22% del total).

En cambio, en Europa, los viajeros de negocios (35%), mercado liderado por Alemania (que representa un 45%), son los más propensos a presentar informes de gastos en papel.

Por lo que hace referencia a los recibos, su presentación en formato papel sigue siendo el método más popular (63%), particularmente en Europa que representa un 81% y América Latina con un 71%. La excepción es América del Norte, donde la mayoría de los compradores de viajes informan de sus recibos a través de la presentación de imágenes escaneadas (84%), electrónica (62%) y el uso de su teléfono inteligente (61%)


Como ves, los costos ocultos asociados a soluciones antiguas son muy significativos. El tiempo del cambio ha llegado. ¿A qué esperas?

 

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