La gestión de los viajes de negocios para un gestor de viajes corporativos suele ser una tarea difícil. En este artículo te damos 5 pasos para elegir la mejor solución de todas.
Sabemos que la gestión de viajes es una tarea ardua y no siempre se da con la solución más económica. Las primeras opciones pasan por dejar todo el planning en manos de una agencia o, por el contrario, entrar en una web comercial y confiar en que no se van a añadir tarifas de gestión no informadas con antelación o que la atención al cliente será óptima para los servicios que necesites.
Un gestor de viajes corporativos debe encontrar la armonía en una propuesta de gestión de viajes que funcione, que le ayude a controlar los gastos de su empresa o a ahorrar, y que le ofrezca un software agradable para su experiencia como usuario.
Tu empresa tiene más opciones de las que te imaginas. Por eso, te presentamos los 5 pasos imprescindibles para elegir la mejor propuesta de gestión de viajes que vaya acorde con la política de viajes de tu empresa y los intereses como viajero de negocios. ¿Nos acompañas por este recorrido?
Primer paso. Identificar las ventajas e inconvenientes de tu propuesta actual
Lo primero para valorar si la gestión de viajes de tu empresa que existe en la actualidad es susceptible de cambio es comprobar qué categorías se cumplen para que sea una propuesta óptima y qué problemas presenta para resolver. Hecha la revisión, tendrás más clara la solución que debes escoger.
Las categorías más comunes en los métodos de gestión de viajes de negocios son:
- Gestionar la reserva directamente en sitios web de gestión de viajes de ocio (Booking.com, Expedia, Kayak…).
- Gestionar la reserva en agencias de viajes o empresas de gestión de viajes.
- Utilizar herramientas especializadas como los chatbots de asistencia virtual al viajero.
- Usar herramientas de gestión de viajes específicas para empresas.
- Utilizar plataformas de gestión de viajes.
Depende de cada organización usar un método u otro para preparar un business travel pero habitualmente las empresas trabajan con agencias de viajes de negocios, softwares empresariales o webs comerciales de reservas. Con todos estos métodos, las organizaciones se encuentran con diferentes inconvenientes:
- La atención al cliente es prácticamente inexistente o muy mejorable.
- Los empleados no están satisfechos con el procedimiento de reserva o asistencia, es demasiado dependiente.
- El incumplimiento de la política de viajes de la empresa se da en la gestión de business travels.
- Las reservas para grupos y eventos presentan dificultades.
- El análisis de gastos para optimizar el presupuesto de los viajes de negocios es difícil de medir y, a menudo, hay exceso de gastos.
- Las ofertas de un business travel son limitadas y no se incluyen en la gestión de los vuelos y los hoteles low cost. Además, las tarifas para empresas son más altas y presentan comisiones elevadas. También se añade a los gastos la tarificación por llamadas de asistencia.
- Las demoras son frecuentes por fallos en la comunicación entre empleados y administradores.
Segundo paso. Determinar los criterios de elección de un business travel para tu empresa
Una vez establecidos los problemas específicos que tiene tu empresa, será más fácil determinar qué criterios son importantes para tu empresa a la hora de elegir una opción de gestión de viajes.
Además de los criterios, hay que definir las características específicas que tu empresa debe buscar:
- Equiparar las opciones de un viajero particular para acceder a los vuelos y los hoteles low cost a las de una empresa.
- Obtener un procedimiento simple, fácil y rápido para los administradores.
- Lograr una atención al cliente que esté disponible las 24 horas del día, sin recargos ni comisiones.
- Unificar las acciones y gestiones en un mismo sitio web sin tener que saltar a otras páginas, ni redirecciones.
- Visibilizar la información con todos los detalles de los viajes de negocios en tiempo real.
- Conseguir que la contabilidad y el análisis sean fáciles.
Tercer paso. Tener en cuenta otros criterios no previstos hasta el momento
Los business travel están evolucionando y, con esta sucesión de cambios, se añaden las prestaciones tecnológicas y las opciones que permiten desarrollar una nueva autonomía de los empleados que puede que desconozcas. Ellos mismos podrían gestionar sus reservas siguiendo los parámetros de la política de viajes propia de la empresa con la aprobación de algún directivo. En la actualidad parece que la gestión de reservas en línea no pasa por ningún sistema de revisión y si se opta por llamar a una agencia, es difícil que los parámetros se ajusten a la política de viajes mencionada.
Te interesa fusionar las ventajas de las dos opciones más utilizadas en una herramienta que sea más competente en el mercado y más funcional para los empleados, una plataforma que permita reservas directas dentro de la organización y con la supervisión de los administradores que previamente habrán fijado los parámetros que permitan cumplir la política de viajes corporativa.
Pero nos olvidamos de algunas prestaciones necesarias a tener en cuenta:
- Informes sobre gastos de viaje para que cada departamento pueda revisar y optimizar los datos, según el proyecto, los periodos, etc.
- Funcionalidad para guardar los datos de viajes, sus preferencias y programas de fidelización.
- Usabilidad móvil óptima durante los desplazamientos.
- Uso fácil e intuitivo para los viajeros.
- Integración con las herramientas de gestión de gastos de viaje.
- Gestión de facturas y recibos de viaje en una sola plataforma.
- Ahorro de pagos a otros proveedores, te conviertes en el único proveedor.
En definitiva, una plataforma que sirva para facilitar la gestión de viajes a los empleados del Departamento de Administración y Finanzas y a los viajeros que lo van a utilizar.
Cuarto paso. Compara las opciones que se ajusten más a tus preferencias
Una vez definidas las preferencias de tu política de viajes, es momento de comparar todas las opciones consultadas y revisar si cumplen con tus criterios fijados. Un consejo puede ser revisar cada opción.
Quinto paso. Pon en marcha la mejor propuesta que hayas elegido
Es el momento de ponerlo en funcionamiento. Aquí es cuando debes valorar si lo mejor es implementarlo por fases. Podrías poner la atención, en primer lugar, al director del departamento de business travel, que sería quien empezaría el proceso de reserva de todos los viajes de empresa y después invitaría algunos empleados que llevarán a cabo su business travel a la plataforma para probar si funciona esta propuesta de gestión. En principio, el software elegido debe permitir registrarse y inciar las reservas al poco tiempo de haber empezado el proceso.
De todos modos, hay algunas consideraciones a tener en cuenta y algunos pasos a seguir para implementar la nueva plataforma de gestión de viajes:
- Avanza trabajo añadiendo los datos de los business travellers de tu empresa que utilizarán más la nueva herramienta para que la empiecen a usar en seguida.
- Define los límites de la política de viajes de tu empresa y configura los procedimientos de aprobación antes de enviar invitaciones a los empleados.
- Difunde el nombre de la plataforma en la intranet o la wiki interna de la empresa para que los empleados conozcan cuanto antes lo que necesitarán a partir de ahora en un business travel.
- Instaura un procedimiento de presentación de informes financieros para el departamento encargado de esta materia.
- Planifica y redacta un mensaje de introducción que clarifique las instrucciones a los empleados que invitarás a unirse.
- Recoge opiniones y comentarios de los business travellers que hayan utilizado más la herramienta para monitorizar el nivel de satisfacción de la experiencia de los usuarios.
Con el seguimiento de estos pasos, podrás garantizar una buena puesta en marcha de la mejor plataforma de gestión de viajes para tu empresa. En el inicio del uso por parte de los empleados se habrán detectado las soluciones a los problemas más frecuentes y el funcionamiento será más fluido.
¿Quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte en optimizar la gestión de los viajes corporativos? No dudes en contactar con nosotros o dejarnos un comentario a continuación :-) 
