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Captio: revolucionando el business travel

problemáticas de los gastos de representación

¿Cómo se justifican y liquidan las dietas y el kilometraje?

Posteado por: Olga Tomàs | 11/02/2016 | Categorias: Gestión de gastos

Una vez se ha hecho un desplazamiento por motivos laborales suelen surgir varias dudas. ¿Cómo debo justificar el kilometraje y las dietas? ¿Cómo se me van a abonar? Descúbrelo a continuación en el siguiente post.

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Antes de realizar un viaje de empresa es aconsejable informarse sobre las políticas de empresa en cuanto a gastos de viaje, ya que será el marco que establece la empresa en cuanto a proceso y elementos necesarios para la justificación de cualquier gasto de viaje.

Justificación

Para las dietas, la empresa puede exigir información contextual del viaje, como por ejemplo el nombre del cliente visitado, las personas que han asistido a la reunión o a la comida, el motivo del viaje, la aprobación del supervisor o incluso comprobantes específicos de los gastos realizados. Del mismo modo, e independientemente de su forma de liquidación, en algunos casos se requiere también la presentación de los documentos justificantes correspondientes.

Para los gastos relacionados con la locomoción o los recibos relacionados con peajes, aparcamiento, se suele informar de factores como el objetivo del viaje y el cliente visitado. Puede suceder que se use algún tipo de tarjeta de viajes que incluya conceptos como gasolina, reparaciones y peajes. En este caso, el proceso de gestión queda integrado, pero es usual tener que presentar el tique como comprobante.

Para la justificación de los kilómetros, se suele indicar simplemente el punto de origen y el de destino, sin ningún comprobante adicional.

Liquidación

Tanto las dietas como el kilometraje tienen carácter compensatorio, por lo que su reembolso por la empresa queda excluido de la categoría de salario. La empresa puede abonar los gastos por orden de gasto, semanal o mensualmente en la nómina o con un pago fuera de ella. Hay que tener en cuenta que el tratamiento fiscal de la remuneración de estos gastos es particular, ya que bajo ciertos límites no tributan ni cotizan.


 

Informe kilometraje 2018