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Cómo integrar y negociar los extras en los gastos de viaje

Posteado por: Sandra Teruel | 14/08/2013 | Categorias: Hoja de gastos

Los proveedores tienen tendencia a usar ingresos adicionales que mejoren su cuenta de resultados y lo hacen a través de los servicios extras que, si no hemos negociado en el momento de hacer la compra de nuestro viaje, encarecerán la factura final y repercutirán en las hojas de gastos de los empleados y en los gastos de viaje de la empresa.

Los extras siempre han servido para engrosar las facturas y más desde que los viajes de negocios se han reducido de forma considerable con la llegada de la crisis. En el 2010 los desplazamientos de empresa disminuyeron un 25%. Estas cifras se han ido recuperando, pero no a los niveles de hace unos años. Las compañías buscan otras fórmulas para evitar viajes innecesarios que van asociadas a las nuevas tecnologías, como pueden ser las videoconferencias.

Los proveedores no sólo se encuentran con este descenso de los viajes sino también con otras compañías competidoras que han entrado con fuerza en el mercado a través de Internet. Con lo cual, como decíamos al principio del post, se ven obligados a buscar ingresos adicionales para incrementar sus beneficios y una manera de hacerlo es a través de los extras.

Hay que incorporar en las negociaciones todos los conceptos de uso reiterativo como el wifi del hotel o la lavandería

La misión de la compañía es estar atenta a estos posibles incrementos. Por tanto hay que hacer un especial hincapié en intentar incorporar en las negociaciones con los proveedores todos aquellos conceptos que son de uso reiterativo, ya sea el wifi del hotel, o si corresponde, el servicio de lavandería, o el desayuno.

De lo que se trata es de evaluar si vale la pena pagar un precio de habitación económico sin haber incluido por ejemplo el desayuno. Teniendo en cuenta que cuando se viaja por trabajo no hay tiempo de disfrutar de los buffets libres ya que tenemos la reuniones a primera hora de la mañana, en muchos casos quizás no será recomendable contratar el desayuno en el hotel, que puede incrementar la factura en un 50% sobre el precio inicial. Se puede hacer el café o tomar un pequeño desayuno en alguna cafetería cercana al hotel o al lado del lugar de reunión.

Créditos Fotográficos: tungphoto en FreeDigitalPhotos.net

En resumen, los ancillaries aplicados sin control pueden engrosar enormemente una factura. En ocasiones no tenemos información sobre la existencia de estos extras y se cargan en la factura final. Como ejemplo de este caso, se pueden citar los coches de alquiler.

El importe de alquiler de un vehículo puede representar el 20% de la factura.

Cuando devolvemos el vehículo según cómo hayamos formalizado el contrato podemos tener un recargo por no haber repostado el carburante, por ejemplo. Y quizás si hubiéramos puesto gasolina no nos hubiera salido tan caro. La suma de los recargos por combustible, de la recogida y entrega en el aeropuerto, de los seguros opcionales son elementos que hacen que la factura del alquiler de un coche suba de una forma dramática.

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