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9 señales que indican que es hora de cambiar de sistema de gestión de gastos

Gestión de gastos timer 5 min.
Rosa Castellnou
transformacion digital departamento finanzas
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¿Te estás planteando si podrías mejorar tu sistema de gestión de gastos? En este artículo encontrarás nueve puntos que indican que podría ser hora de empezar a buscar una nueva solución. 

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Hasta hace poco, la panacea para los problemas de gastos de todo el mundo era «conseguir un software de automatización de la gestión de gastos». Cualquier cosa era un gran avance respecto a tener que grapar o pegar los recibos en una hoja de cálculo, entregarlo al equipo de contabilidad, esperar uno o dos ciclos de pago para que lo revisaran, que pasara por la cadena de aprobación y, por último, al equipo de nóminas, que muchas veces te extendía un cheque en papel (que después tenías que llevar al banco o al cajero automático para depositarlo).

Conforme se ha ido extendiendo la adopción de soluciones de automatización de gastos entre empresas de todos los tamaños, ya no se puede decir que cualquier cosa sea mejor que nada. ¿Te estás planteando mejorar tu sistema de gestión de gastos? Estás son las nueve señales que indican que puede ser el momento de cambiar de sistema:

1. Los titulares de las tarjetas corporativas ignoran la política de gastos

Aunque los titulares de las tarjetas corporativas están obligados a rendir cuentas de todos los gastos que realizan, es difícil evitar que hagan compras improcedentes, como gastos excesivos en comidas o reservas de viajes a través de canales no autorizados. Una solución eficaz para evitar este tipo de situaciones es incorporar directamente la política de gastos de la empresa a las tarjetas. Los administradores pueden establecer unos límites de gasto a nivel particular con respecto a una gran variedad de parámetros: límites por transacción, restricciones por comerciante o proveedor e incluso límites por hora o día. De esta forma, al parar los gastos improcedentes antes de que se produzcan, los administradores no se van a ver obligados a reprobar a los titulares de las tarjetas por sus gastos excesivos.

2. Estás atado a las soluciones de un proveedor, te guste o no

Tu proveedor se escuda en las «ventanillas únicas», la «interoperabilidad» y las «soluciones integrales» para convencerte de que solo debe utilizar su software. Sin embargo, si no se puede integrar en el sistema de gestión de recursos empresariales (ERP) existente, el programa de tarjetas corporativas, la empresa de gestión de viajes y la herramienta de reservas en línea, pretender integrar la tecnología de diferentes empresas supone un enorme quebradero de cabeza. Es posible que haya empezado a crecer y que unos departamentos utilicen un sistema y tú un otro. O que la empresa que ha incorporado su propio sistema y quieras homogeneizar tanto tu política de gastos como el sistema de gestión de los mismos.

Quieres una solución de gestión de gastos que no dependa de estas integraciones, porque tus proveedores pueden cambiar.

3. El proceso de conciliación de tarjetas es desesperante

Cotejar manualmente todas las compras que aparecen en el extracto de la tarjeta de crédito corporativa con la correspondiente declaración de gastos es un proceso agotador, pero no tiene por qué ser así. Se pueden integrar las tarjetas en la solución de gastos para que se envíen alertas en tiempo real, sin necesidad de intervención manual.

4. El sistema no es tan inteligente como dicen

La mayor parte de los gastos empresariales son fáciles de presentar y aprobar. Pero aquellos que se apartan de la norma son los que pueden poner a prueba su sistema si no es suficientemente sofisticado, sobre todo en el caso de los gastos internacionales. Aspectos como las dietas de los miembros del equipo de Alemania o la actualización de las tarifas de reembolso de kilometraje para los empleados que residen en diferentes provincias canadienses pueden complicar mucho las cosas.

5. Has cambiado procesos empresariales para adaptarlos a un software rígido

El objetivo del software empresarial es facilitarte la vida, no complicártela. Esto significa que tus proveedores tienen que ofrecerte una solución flexible (y ser también flexibles ellos mismos) que permita configurar parámetros que respondan a tus necesidades concretas, tanto ahora como en el futuro. ¿Los procesos de aprobación de gastos de tu organización necesitan un cambio porque el software es inflexible o porque los campos no se pueden configurar para que le sirvan a tu empresa? Puede que haya llegado la hora de buscar una solución que cumpla con tus necesidades y no al revés.

6. No es todo lo global que necesita tu empresa

Aunque para la mayoría de nosotros aún estén lejos los viajes internacionales, no se puede obviar que hay muchas empresas que siguen teniendo empleados repartidos por todo el mundo que tienen que presentar sus gastos. Esos empleados merecen la misma calidad de experiencia que los miembros del equipo que trabajan en la sede central. Hay varios aspectos que hay que tener en cuenta con respecto a los equipos internacionales: ¿la interfaz está disponible en el idioma de todos? ¿La solución mantiene actualizada la normativa en materia de IVA en los mercados en los que opera? ¿La digitalización de recibos funciona igual de bien en todos los países en los que se utiliza?

7. El teletrabajo ha traído nuevos quebraderos de cabeza en materia de gastos

El hecho de que empleados de todo el mundo van a trabajar desde casa en el futuro más inmediato, para muchos empleados es la primera vez que presentan gastos reembolsables, ya que suelen estar en la oficina. 

8. Tu equipo sigue presentando gastos durante el fin de semana

Los miembros de tu equipo no deberían dejar la gestión de los gastos para el fin de semana, independientemente de que viajen o no durante el resto de la semana. La solución idónea para la gestión de los gastos debe tener la misma funcionalidad y ser igual de fácil de utilizar en un teléfono que en un ordenador. Eso quiere decir que se deberían poder registrar los recibos en el teléfono de forma sencilla, tanto si se trata de recibos de comidas en papel como de recibos digitales de compras en línea. Las soluciones inteligentes deberían ser capaces de leer automáticamente estos recibos, extraer y mapear los datos y crear una partida de gastos en tan solo unos segundos, de modo que lo único que tengan que hacer los empleados sea arrastrarlos y soltarlos en el informe de gastos y enviarlo, todo ello desde la palma de su mano.

9. El proveedor  de tu solución de gastos te ve como un mero número en el balance, no como un cliente

Hasta el más sofisticado de los programas de gestión de gastos requiere de cierta supervisión. Los procesos empresariales evolucionan, se producen operaciones de fusión y adquisición y cambian los proveedores de gestión de viajes. Todo esto puede tener un efecto significativo en los procesos de la solución de gastos y requerir un trabajo de configuración adicional que puede suponer un esfuerzo importante para su equipo. Solo hay una cosa peor que intentar resolverlo uno mismo, y es tener que pagar un precio por hora abusivo para que lo configuren todo. Busca a un socio que te ofrezca un paquete completo de servicios gestionados y que te ayude con estos cambios durante toda tu relación.

Si te ves identificado con algunas de estas cuestiones, quizás deberías empezar a buscar una solución que te ayude, no que te perjudique. 

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