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4 tácticas para digitalizar los procesos administrativos en 2020

Mar Calvo
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La transformación digital ha llegado a todos los departamentos de las empresas, incluido el financiero. Pero digitalizar los procesos administrativos no consiste solamente en sustituir los documentos en papel por una versión que queda archivada en el ordenador. La digitalización de las finanzas va más allá.

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digitalizacion departamento financiero

1. Busca la mejor herramienta
Lo primero que debes hacer es buscar el método de digitalización más adecuado para tu empresa. Los japoneses utilizan la conocida como técnica de las 5 S: Seiri (seleccionar), Seiton (ordenar), Seiso (limpiar), Seiketsu (estandardizar) y Shitsuke (hacer el seguimiento). ¿Cómo puedes trasladarla a la digitalización del departamento financiero? Siguiendo estos pasos:

  • Busca un software de gestión contable que automatice todos los procesos y en el que se puedan integrar las herramientas utilizadas por los diferentes departamentos. De esta forma, podrás prescindir de todos los procesos innecesarios y obsoletos.
  •  Dicho programa tiene que ahorrarte tiempo. Por eso es importante que la información esté organizada y archivada de tal forma que localizarla sea cuestión de segundos.
  •  Conecta  las herramientas de gestión documental con las diferentes soluciones digitales. 
  • Busca la forma de mejorar el flujo de trabajo. Al estandarizar los procedimientos mediante los softwares de gestión, será posible saber qué personas han trabajado en los documentos en las diferentes etapas.
  • El seguimiento es fundamental para saber si se han obtenido los resultados buscados. Aquí entran en juego las herramientas BI (Business Intelligence), capaces de coger todos los datos y analizarlos para indicarte las medidas de mejora que debes llevar a cabo.

2. Implanta soluciones RPA
La Automatización Robótica de Procesos no es algo reservado solamente para I+D. En los departamentos financieros estas soluciones permiten desarrollar plataformas de finanzas y contabilidad virtuales sin tener siquiera que cambiar los sistemas actuales. 

3. Echa mano de la analítica avanzada
Además del BI al que hacíamos referencia antes, no puedes perder de vista lo que la analítica avanzada puede hacer por tu empresa. Bien aplicada, es capaz de predecir lo que va a ocurrir en un futuro. Gracias al machine learning, es posible calcular las ventas del próximo trimestre, por ejemplo. De esta forma, el departamento financiero podrá tomar las medidas correspondientes con suficiente antelación.

digitalizacion departamento financiero 2020

4. Implanta herramientas personalizadas
También es importante señalar la importancia de planificar las necesidades del departamento financiero para poder diseñar una estrategia de digitalización de los procesos administrativos coherente. Por eso es fundamental que haya una buena coordinación entre las empresas y sus proveedores tecnológicos. Solo así conseguirán implantar herramientas personalizadas aunque el software no haya sido diseñado específicamente para ellas.

 

 

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