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Verificación de políticas en las hojas de gasto

Posteado por: Dan Moser | 17/08/2013 | Categorias: Hoja de gastos

En el proceso de gestión de gastos de empresa, la fase de revisión es una de las más importantes. Controlar, detectar errores y posibles situaciones de fraude son los principales objetivos de los revisores. La hoja de gastos debe facilitar al máximo este proceso.

Verificación de políticas en las hojas de gasto

Las políticas de gasto de las empresas regulan las diferentes situaciones de gasto en las que sus trabajadores pueden incurrir. La hoja de gastos puede facilitar hasta cierto punto los procesos de revisión para verificar que se adecue a la política. De cualquier forma, enfocando el tema desde una óptica tradicional, no hay un gran margen de mejora: debe continuar habiendo una o varias personas que gasten su tiempo en una tarea anodina y lenta que aporta poco o ningún valor a la empresa.

El verdadero punto de mejora reside en automatizar los procesos de generación y revisión de las hojas de gasto al máximo. Para conseguir esto, existen herramientas que promueven la digitalización de datos. Una vez la información está en formato digital, se pueden aplicar sobre ella patrones para detectar el cumplimiento o infracción de las políticas de gasto de la empresa de forma automática.

Las comprobaciones automáticas abarcan las situaciones que puedan implementarse con reglas lógicas

Las comprobaciones que se pueden realizar abarcan todas las situaciones capaces de implementarse mediante fórmulas lógicas: importes máximos, tiques pertenecientes a gastos de fin de semana, tiques duplicados...

Esta capa lógica no sustituye a la figura del controller, sirve como apoyo para su trabajo. Se establece de esta forma un primer cedazo donde se detectan los casos potencialmente conflictivos. Las hojas de gastos que hayan pasado este filtro están libres de problemas y hay situaciones en que directamente se opta por darlas por buenas. Para el caso de las hojas de gasto con alertas de incumplimiento, el tiempo de revisión desciende drásticamente ya que desde un primer momento el revisor conoce qué nota y qué política ha quebrantado. De todas formas, al final del proceso hace falta una figura humana que se responsabilice de aprobar o rechazar la hoja de gastos.
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Image(s): FreeDigitalPhotos.net


Infografia sobre Hoja de Gastos

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