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Captio: revolucionando el business travel

Mejora la gestión de tus gastos de empresa con la hoja de gastos 3.0

Posteado por: Jordi Carrillo | 07/07/2017 | Categorias: Hoja de gastos

Las obligaciones de tipo administrativo, contable y demás requieren de un importante esfuerzo por parte de las empresas, tanto en recursos materiales como humanos. En ese sentido, las hojas de gastos para la gestión de los viajes de los empleados tradicionalmente habían estado basadas en un proceso manual en el que debían intervenir en su revisión varios empleados. Pero las cosas han cambiado, y para mejor. Si quieres saber cómo, sigue leyendo este post. 

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La constante movilidad de los trabajadores de muchas empresas conlleva su correspondiente trámite de seguimiento de los gastos realizados por éstos en los viajes. Cada empresa tiene una política de viajes establecida, con unos importes máximos autorizados por gasto y lógicamente debe existir un proceso interno para corroborar que se producen incumplimientos.Hoja de gastos .jpg

Como indicábamos al principio, la tecnología también ha llegado a este apartado para facilitar a las empresas su trabajo.

De esta forma, la gestión de todo el proceso ha cambiado de forma significativa. 

  • Los procesos se han acelerado. Los documentos viajan en tiempo real y por tanto no hay que desplazarlos físicamente. Con los inconvenientes que esto supone: ya sea tanto por el riesgo de pérdida como por el tiempo que se deberá emplear en ello.
  • Supervisión. Es mucho más sencilla puesto que los conceptos están claramente identificados. Además, se reduce en buena medida la posibilidad de errores al estar mejor definidos todos los campos, con sus límites concretos, donde el trabajador debe depositar la información
  • Transparencia y eficacia. Una parte de la gestión de gastos está relacionada con la administración pública y las obligaciones con ella. En el caso de impuestos como el IVA, por ejemplo, los procesos digitales y automatizados mejoran el flujo de información, haciéndolo más rápido y sencillo.Digitalización de gastos.jpg

Aunque las ventajas son claras, existen empresas que siguen manteniendo la alternativa tradicional de gestión manual de los gastos. En muchas ocasiones, por la comodidad de no tener que cambiar (y explicar a todos sus empleados) que existe un nuevo sistema y que a partir de ahora se tendrán que adaptar a él.

En este aspecto, es importante resaltar que la resistencia ante los cambios, aquellos que claramente aportan una mejora diferencial, siempre se ha mostrado como una opción equivocada. Las mejoras, que se acabarán imponiendo, es más acertado adoptarlas lo antes que se pueda para así obtener ya sus beneficios de una forma inmediata.

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