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9 consejos para organizar un evento de empresa

Las mejores estrategias para promocionar un evento corporativo

Posteado por: Sandra Teruel | 17/02/2017 | Categorias: Gastos de representación

La organización de un evento corporativo es una de las mejores y más efectivas herramientas de marketing, interno y externo, de una empresa. Pero para sacarle el máximo partido es fundamental que su visibilidad no quede restringida a las personas invitadas, sino que el alcance se expanda lo más posible. Hoy en día existen diversas estrategias enfocadas principalmente, aunque no exclusivamente, en Internet y el social media para promocionar y publicitar debidamente cualquier acto corporativo.

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Aunque Internet y las redes sociales son fundamentales para la difusión del evento, no son el único camino, siendo también muy efectivas las estrategias de corte más «tradicional». A continuación, recopilamos una serie de consejos, claves o estrategias que tratan de abarcar todo el espectro de acciones de promoción para actos corporativos.

1) Seleccionar el público objetivo

No se trata de preparar un evento para grandes masas, sino seleccionar los  clientes, profesionales, invitados, ponentes y empleados más idóneos para la consecución de los objetivos de cada evento, que previamente han de definirse lo mejor posible.

Un evento supone una inmejorable oportunidad de hacer networking de calidad, por lo que en la selección de invitados hay que tener en cuenta el prestigio y capacidad de influencia de cada uno de ellos

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2) Innovar, sorprender, seducir…

Es muy importante crear en los invitados experiencias únicas e irrepetibles, que dejen huella en su memoria. Lo cierto es que no es tan difícil de conseguir, solo es cuestión de usar la imaginación y tratar de ir un poco más allá o por un camino distinto al ya profusamente utilizado.

La innovación puede venir tanto del lugar (el continente) donde se realiza el evento como del tema a tratar o acciones y actividades a realizar, es decir: el contenido. Un ejemplo de innovación en el continente consistiría en alquilar un lugar pintoresco (un convento, un faro, una masía, un museo..) en lugar de la típica sala del hotel para organizar una cena de empresa o la presentación del producto.

Respecto al contenido, se puede ser original tanto en el formato, por ejemplo conferencias en forma de intervenciones relámpago de solo unos minutos de duración, como por el uso de las más modernas tecnologías: videoconferencias, mapping, vídeos en 2D o 3D, hologramas, etc.

3) El poder de los detalles

En una sociedad cada vez más impersonal y burocratizada, se agradecen mucho los pequeños detalles, que además cuentan con la ventaja añadida de ser económicos, del tipo: invitaciones escritas a mano en forma de postal, una especie o un detalle ornamental típico de un país exótico, un breve vídeo personalizado, un blog en Internet con fotos graciosas o que capten el lado más humano del evento, etc.

4) Estrategias en las redes sociales

Como hemos comentado anteriormente, actualmente la promoción en las redes sociales es fundamental para situar el evento en una dimensión mucho más amplia y con un alcance superior. Para sacar el máximo partido de las redes sociales es conveniente tener en mente los siguientes consejos:

    • Elegir las redes que mejor encajen con el evento y el público al que se quiere llegar. Facebook, por ejemplo, es más general y heterogéneo, pero si se quiere dar una imagen más profesional o corporativa la red ideal es Linkedin.

    • Establecer objetivos, acciones y cronogramas con vocación de detalle,  exhaustividad y realismo.

    • Tratar de medir los resultados de la forma más cuantitativa posible: número de ventas conseguidas, contactos logrados, etc.

    • Si es posible, crear un blog específico del evento o habilitar una pestaña en la web o blog corporativo de la empresa.

    • Si se utiliza Twitter determinar un hashtag con el objeto de: caracterizar el acto, animar a los participantes a twittear e, incluso, retransmitir el acto en directo.

    • Tratar de viralizar el evento involucrando al máximo a empleados, bloggers y periodistas.

    • Alargar temporalmente el acto ofreciendo información antes, durante y después del mismo.

    • Retransmitirlo en tiempo real por streaming en canales como YouTube o Google+ y subirlo en Internet para que se pueda visualizar en diferido.

    • Dar prioridad a la imagen mediante la publicación de fotos y vídeos en Facebook, Instagram, YouTube, Google+. Pinterest, etc.

    • Mantener un feedback rápido y fluido con todas aquellas personas que pongan comentarios y sugerencias.

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Las actividades de dentro y fuera de la red están cada vez más interrelacionadas, es decir, las acciones on line y off line tienden a fusionarse y a retroalimentarse. Por lo tanto, los contactos personales con blogueros y personas con influencia de Internet (influencers) van a tener siempre un efecto positivo en la viralizacion de un evento en las redes sociales. Por ello, las acciones de promoción de los eventos deben responder a una estrategia completa e integral, abordando todos los campos posibles de dentro y fuera de Internet, para asegurar una buena promoción y máximo alcance.

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