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Las 6 áreas de servicio de las agencias de Business Travel

Posteado por: Sandra Teruel | 15/02/2014 | Categorias: Viajes de empresa

Hoy en día, una agencia de viajes de empresa no puede dedicarse únicamente a la reserva de billetes y alojamiento, sino que sus servicios deben ser mucho más completos, diversos e integrales, abarcando diversas áreas como: el asesoramiento, la atención al viajero, la optimización de costes, la comunicación interna o los aspectos tecnológicos.

Históricamente, las agencias de Business Travel se dedicaban exclusivamente a la gestión de los aspectos relacionados directamente con la organización de los viajes, lo que prácticamente se reducía a la reserva de billetes de transporte y la búsqueda de alojamiento.  

Pero en los últimos años, el desarrollo de Internet y las plataformas on line ha cambiado  radicalmente la forma de entender y llevar a cabo los viajes y las relaciones empresariales en general. Esto ha provocado una ampliación importantísima del papel y las funciones de las agencias de viajes corporativos.

Hoy en día, cuando una empresa requiere los servicios de una agencia de Business Travel ya no busca solamente alguien que le gestione los viajes, puesto que esto gracias a la herramientas on line lo podría desarrollar a nivel interno sin demasiados problemas, sino que tiene otras necesidades y expectativas.

Una agencia de Business Travel debe asumir el papel de auténtico partner en la estructura de viajes de las empresa a la que da servicio. Para ello, tiene que trabajar codo con codo con el Travel Manager o responsable de viajes dentro de la empresa
 
Las 6 áreas de servicio de las agencias de Business Travel
 
 
El papel de la mayoría de agencias de Business Travel se ha diversificado hacia un multiplicidad de servicios que pueden dividirse en seis grandes áreas:
 

1) Gestión de viajes

Se trataría de la función troncal y a lo que vienen dedicándose desde siempre las agencias que se dedican a la organización de viajes de empresa. Esta área de servicios incluiría la gestión y reserva de billetes de transporte, las búsquedas de alojamiento, alquiler de vehículos, etc.

Aunque se trate de la función que lleva más años realizándose, las nuevas tecnologías han cambiado notablemente la forma de llevar a cabo esta gestiones, entrando en juego aspectos como la comparación de precios o las estrategias para conseguir ofertas y descuentos.

2) Atención al viajero

En un viaje pueden surgir muchos imprevistos, problemas e incidencias que deben resolverse: repatriación por enfermedad, accidente o situación de emergencia, pérdida de equipaje o documentación, etc.

3) Consultoría

Los servicios de consultoría incluyen una gran cantidad de aspectos relacionados, de forma más o menos directa, con los viajes:  información de interés para el viajero (costumbres del país de destino, formas recomendables de comportarse, etc.), optimización y control del gasto, asesoramiento sobre políticas de viaje, etc.

4) Marketing y comunicación interna

Por su experiencia, una Business Travel puede ser de gran ayuda en la elaboración de las políticas de viajes de las empresas (normativa de gastos, gestión de dietas, etc,), así como en su correcta y eficaz comunicación a los empleados.  

5) Tecnología

Uso adecuado y constantemente actualizado de la tecnología es vital no solo para la solicitud y comparación de los servicios de viajes (billetes, alojamiento, etc.),  sino también para aspectos tan diversos como la gestión de la facturación o la localización de viajeros en situaciones extremas.

6) Leisure Services

En algunos casos, algunas Business Travel ofrecen descuentos directos o una mejora de la condiciones en viajes y actividades de ocio a los empleados y familiares de las empresas para las que trabajan.

Con la gestión integral de los viajes corporativos, las empresa de Business Travel logran el objetivo de dar un valor añadido a su servicio, lo cual es fundamental para cumplir con las expectativas y necesidades actuales de las empresas.

gestión de gastos de viaje

Image(s): FreeDigitalPhotos.net

Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:

Juan-del-Rey

Juan del Rey

Commercial Regional Director en BCD Travel y BCD m&i