Hoy en día, una agencia de viajes de empresa no puede dedicarse únicamente a la reserva de billetes y alojamiento, sino que sus servicios deben ser mucho más completos, diversos e integrales, abarcando diversas áreas como: el asesoramiento, la atención al viajero, la optimización de costes, la comunicación interna o los aspectos tecnológicos.
Históricamente, las agencias de Business Travel se dedicaban exclusivamente a la gestión de los aspectos relacionados directamente con la organización de los viajes, lo que prácticamente se reducía a la reserva de billetes de transporte y la búsqueda de alojamiento.
Pero en los últimos años, el desarrollo de Internet y las plataformas on line ha cambiado radicalmente la forma de entender y llevar a cabo los viajes y las relaciones empresariales en general. Esto ha provocado una ampliación importantísima del papel y las funciones de las agencias de viajes corporativos.
Hoy en día, cuando una empresa requiere los servicios de una agencia de Business Travel ya no busca solamente alguien que le gestione los viajes, puesto que esto gracias a la herramientas on line lo podría desarrollar a nivel interno sin demasiados problemas, sino que tiene otras necesidades y expectativas.
1) Gestión de viajes
Se trataría de la función troncal y a lo que se dedican desde siempre las agencias especializadas en la organización de viajes de empresa. Esta área de servicios incluiría la gestión y reserva de billetes de transporte, las búsquedas de alojamiento, alquiler de vehículos, etc.
Aunque se trate de la función que lleva más años realizándose, las nuevas tecnologías han cambiado notablemente la forma de llevar a cabo esta gestiones, entrando en juego aspectos como la comparación de precios o las estrategias para conseguir ofertas y descuentos.
2) Atención al viajero
En un viaje pueden surgir muchos imprevistos, problemas e incidencias que deben resolverse: repatriación por enfermedad, accidente o situación de emergencia, pérdida de equipaje o documentación, etc.
3) Consultoría
Los servicios de consultoría incluyen una gran cantidad de aspectos relacionados, de forma más o menos directa, con los viajes: información de interés para el viajero (costumbres del país de destino, formas recomendables de comportarse, etc.), optimización y control del gasto, asesoramiento sobre políticas de viaje, etc.
4) Marketing y comunicación interna
Por su experiencia, una Business Travel puede ser de gran ayuda en la elaboración de las políticas de viajes de las empresas (normativa de gastos, gestión de dietas, etc,), así como en su correcta y eficaz comunicación a los empleados.
5) Tecnología
Uso adecuado y constantemente actualizado de la tecnología es vital no solo para la solicitud y comparación de los servicios de viajes (billetes, alojamiento, etc.), sino también para aspectos tan diversos como la gestión de la facturación o la localización de viajeros en situaciones extremas.
6) Leisure Services
En algunos casos, algunas Business Travel ofrecen descuentos directos o una mejora de la condiciones en viajes y actividades de ocio a los empleados y familiares de las empresas para las que trabajan.
Con la gestión integral de los viajes corporativos, las empresa de Business Travel logran el objetivo de dar un valor añadido a su servicio, lo cual es fundamental para cumplir con las expectativas y necesidades actuales de las empresas.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Commercial Regional Director en BCD Travel y BCD m&i
