El primer problema a la hora de gestionar los gastos de representación es la correcta recopilación, por parte de los empleados, de los justificantes o tiques de los diversos gastos.
La importancia de pedir y guardar adecuadamente todos los tiques
Aunque parezca un tema obvio y simple, la recopilación de los justificantes de gastos no es un tema baladí y, desgraciadamente, no siempre se realiza de forma adecuada y completa.
El hecho de no pedir o no guardar de manera ordenada todos y cada uno de los tiques es un serio problema, principalmente para el propio empleado que ha adelantado el coste, ya que no va a poder justificar debidamente el gasto ante la empresa, complicándose su devolución. Pero también supone un perjuicio para la empresa, puesto que no podrá reclamar dicho concepto al proveedor en la factura rectificativa con el objeto de solicitar la desgravación del IVA a la que tiene derecho.
El proceso correcto
Si se utiliza un software o aplicación específicos. Pedir la totalidad de los justificantes y, simplemente, hacerles una foto con el móvil. El sistema se encarga de crear, automáticamente, un archivo digital, que además es totalmente válido a efectos fiscales, por lo que no es necesario guardar la copia en papel.
Esta aplicación es perfectamente válida para todos tipo de justificantes: desde tiques de consumiciones en bares y restaurantes, hasta justificantes de aparcamiento, pasando por entradas a eventos deportivos o espectáculos que se hayan comprado como detalle a un determinado cliente o proveedor.
Si se sigue trabajando en papel. Hay que recoger todos los tiques y guardarlos en el mismo lugar, un sobre o una carpeta, para poder incluirlos posteriormente en las notas de gastos.
La solución al problema de la recapitulación incompleta de los justificantes de gastos de representación pasa porque todos los empleados tomen conciencia de la necesidad, por su propio beneficio y el de la empresa, de hacer acopio de todos los justificantes de gastos.
