Estructura básica para gestionar los gastos de viaje

Ahora que ya tenemos las funciones y el número de personas que se mueven sólo queda definir una estructura completa para gestionar los gastos de viaje. Para ello debe quedar muy claro qué tendrá que hacer cada una de las personas que intervienen.

• El trabajador: guardar los tickets en papel, rellenar la hoja de gastos, ensobrar los documentos y enviarlos al revisor.

• El revisor: revisar en base a las políticas de gasto cada uno de los tickets, verificando que no haya errores en las cantidades. Si todo está en orden, tendrá que firmar la hoja de gastos, ensobrar los documentos y enviarlos al departamento de RRHH o contabilidad.

• El encargado del dept. financiero o de RRHH: va a introducir los datos para el informe ERP y se pondrá en contacto con el trabajador para avisarle de cuándo se le va a reembolsar el dinero.

Este proceso, desde su inicio hasta el fin, debe estar muy claro para todos los perfiles. Es muy importante que en cada uno de los pasos se tenga muy claro lo que hay que hacer. Si el proceso se hace de manera rápida, sin mucha atención, puede producirse el error. Y el error supone volver atrás, dedicar más tiempo y dinero.

Cuantas más tareas se asignen a cada perfil durante el proceso mayor sea el tiempo habrá que dedicarle y, por consiguiente, mayor el coste. Por ejemplo, no es lo mismo que el revisor compruebe una por una las hojas de gastos a que escoja unas pocas al azar. Evidentemente, trabajar con muestreo le va robar menos tiempo pero la posibilidad de cometer un error en la revisión será mayor. Hay que encontrar el equilibrio entre las dos opciones.

Para evitar los errores lo mejor es asegurarse de que todas las personas que intervienen en el proceso tienen muy claro lo que tienen que hacer.

Es importante saber el coste del proceso. Para ello, hay que tener en cuenta cuánto rato dedica cada empleado en procesar los tickets y revisarlos. Si se conoce el número de horas puedo calcular el coste teniendo en cuenta el coste por hora del empleado, del revisor y del empleado de contabilidad.

A este coste directo que hemos calculado debemos sumarle los gastos indirectos. Estos pueden ser muy diversos: el coste del envío de las hojas de gastos, las fotocopias de los tickets, el ensobrado, etc. Es muy importante calcularlos y tenerlos en cuenta.

Fuente: Foto de Pixabay.com . Derechos fotográficos tpsdave.