La última etapa de un proceso de rectificación consiste en la introducción de las facturas especialmente elaboradas para poder deducir el IVA en el sistema de contabilidad o gestión centralizado de la empresa (sistema ERP u otro).
Elaboración del libro de registro de IVA
Para poder contabilizar las facturas masivamente y, por lo tanto, de una manera rápida, automatizada y eficaz es imprescindible la elaboración de unos libros de IVA por parte de la empresa que elabora las facturas rectificativas de carácter recapitulativo.
Estos libros normalmente se elaboran en unas tablas en archivo excel con los campos previstos para su introducción automática en el software de contabilidad.
Una vez debidamente elaborado y preparado, la empresa encargada de la elaboración de estas facturas que permiten recuperar el IVA hace entrega de estos libros de registro de IVA a la empresa cliente. Esto permite que dicha empresa pueda introducir los datos, de forma automática y sin problemas, en su sistema centralizado de contabilidad o gestión.
En la actualidad, la Ley obliga a conservar una copia impresa de todos los justificantes a los que las facturas hagan referencia. Por lo tanto, junto al libro de registro de IVA también se debe conservar, debidamente ordenada, la documentación soporte en papel.
Así termina el proceso de rectificación de facturas para recuperar el IVA en gastos de viaje que tengan lugar dentro de España. En el caso de viajes al extranjero, hay que tener en cuenta otras cuestiones y normativas.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Business Development Manager en Lowendalmasaï.
