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El ciclo de vida de la Hoja de gastos

Posteado por: Olga Tomàs | 21/12/2015 | Categorias: Hoja de gastos

Una buena gestión de la Hoja de gastos afecta de una manera transversal a las distintas fases de la gestión de la nota de gastos. Conoce los secretos de la generación, supervisión y administración de la hoja de gastos.

Una buena gestión de la Hoja de gastos afecta de una manera transversal a las distintas fases de la gestión de la nota de gastos. Conoce los secretos de la generación, supervisión y administración de la hoja de gastos.


El ciclo de vida de la hoja de gastos está formado por tres grandes fases: la generación, la supervisión y la administración. Tres eslabones en los que hay implicados distintos departamentos de la empresa unidos por un mismo proceso, la gestión de los gastos.

1/Generación. Esta es la casilla de salida de la hoja de gastos. Por tanto, el trabajador que realiza la movilidad es el encargado de generar la nota de gastos donde hay dos partes esenciales.  

hoja_de_gastos_1.jpg

a/ La parte previa al viaje. En este caso se trata de viajes preparados con antelación y todos los gastos asociados (reservas de billetes de transporte, hoteles, alquiler de vehículos, etc).

b/ La parte posterior del viaje. Por tanto, el reporte de los gastos al departamento encargado de la supervisió.

En esta fase, es indispensable la planificación para evitar gastos innecesarios.

2/Supervisión. En este caso se trata de controlar y validar la hoja de gastos que los trabajadores en movilidad han generado y enviado. Así, hay una fase de comprobación de datos y otra de supervisión de que los gastos se adecuen a las políticas de la empresa.

3/ La Administración. Es la última estación de la hoja de gastos. Por tanto, es el momento de la validación. Es decir, es el momento de los apuntes contables correspondientes y posterior reembolso del dinero. Además, hay que tener en cuenta la parte de reporting, las analíticas de las hojas de gastos que permiten recabar información acerca del proceso para poder gestionarlo de manera más eficiente.

Para poder desarrollar una gestión eficiente de la hoja de gastos, en todas la fases del proceso, es indispensable dar el salto a la hoja de gastos 3.0. Es decir, automatizar el proceso a través de la digitalización de la generación, supervisión y administración.

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