En una empresa que quiere ser eficiente y moderna, la gestión de la hoja de gastos también se tiene que cambiar y adaptar. La gestión tradicional, basada sobre todo en tareas manuales, ha quedado obsoleta gracias a las nuevas oportunidades tecnológicas disponibles. Descubre cómo tener una gestión 3.0 de las hojas de gastos de tu empresa.
La gestión empresarial 3.0 se caracteriza, entre otras cosas, por una mejor comunicación entre los diferentes elementos, más transparencia, una optimización del uso de los recursos disponibles, además del uso de las tecnologías más modernas. En este sentido, es posible aplicar estos criterios a la gestión de los informes de gastos de desplazamientos de los trabajadores de una empresa.
La hoja de gastos tradicional se caracteriza por ser rígida. Se trata de una plantilla, igual para todos los empleados, que éstos tienen que rellenar de la misma manera para que funcione correctamente. Cualquier situación imprevista, excepcional o adaptación a realizar supone un desbarajuste importante para la gestión del conjunto de las notas de gastos. Pero esto queda superado por la hoja de gastos 3.0, que es más flexible, gracias a formatos que se pueden adaptar y moldear con facilidad. Y esto es en parte gracias a otra de las grandes diferencias entre estos dos modelos: el primero se basa en el papel, ya sea en tiques y justificantes impresos o en hojas de gastos directamente hechas en papel, mientras que la nota de gastos moderna está enteramente digitalizada.
Esto lleva a la integración. Gracias a esta digitalización, la gestión de este documento se puede integrar en otros procesos también digitalizados de las empresas actuales, ya sea a través de ERPs, de programas de contabilidad, etc. En cambio, esto no sucede con la hoja de gastos tradicional.
Además, la gestión actualizada de las hojas de gastos tienen un componente más socializador, implica una comunicación más fluida. No se trata de un documento que el trabajador en movilidad entrega a su supervisor y se olvida, sino que puede tener una real visibilidad del proceso de aprobación, gracias a una gestión más transparente.
