Todas las empresas conocen cuál ha sido la cantidad total de gastos de representación en un mes o un año en concepto de: viajes, invitaciones a clientes, organización de eventos, jornadas lúdicas, etc. Pero la mayoría carecen de información detallada y aún menos analizada relativa a en qué se está gastando exactamente el dinero.
Inexistencia o carencias en el análisis de gastos
La gestión de notas de gastos que realizan a fecha de hoy la mayoría de empresas se caracteriza por ser muy básica y manual. Tampoco posibilita efectuar un análisis de los gastos de representación que vaya mucho más allá de la suma final mensual o anual.
Como mucho, se acaba realizando algún tipo de división básica por conceptos, pero rara vez de manera automatizada ni sistematizada.
El potencial del análisis de gastos
La puesta en marcha de una estrategia de análisis de gastos de representación nos permitirá, entre otros datos y parámetros de gran utilidad, tener conocimiento de:
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El gasto exacto, acotado en el periodo de tiempo deseado, de cada concepto: cenas con clientes, desplazamientos, regalos, invitaciones a espectáculos, tratamientos de belleza o relajación, etc.
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La cantidad destinada a cada proveedor o cliente.
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Extraer datos históricos relativos a un empleado concreto, equipo de trabajo, cliente, etc.
Una vez obtenidos los datos concretos sobre los gastos referidos a un determinado proveedor es muy fácil conseguir acuerdos comerciales interesantes. Basta pasar los resultados al departamento de compras, para que consiga rebajas o acuerdos con esa cadena de parkings en la que la empresa hace un importante gasto anual o con el restaurante en la que las comidas o cenas con clientes son habituales.
También es posible evaluar la rentabilidad de un determinado proyecto al poder calcular todos los gastos asociados, dato muy importante que, paradójicamente, la mayoría de empresas y compañías pasan por alto.
Con las herramientas adecuadas, las análiticas no solamente se pueden conseguir de una manera totalmente automática, sin que requiera tiempo ni esfuerzo por parte de los empleados, sino que además pueden obtenerse de forma totalmente personalizada a nivel de parámetros y de manera inmediata.
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