Los viajes corporativos son una pieza fundamental para el crecimiento y la competitividad de las organizaciones. Sin embargo, gestionar eficazmente estos desplazamientos puede suponer un verdadero reto, especialmente en términos de control de gastos y cumplimiento normativo. Este artículo explora las claves para optimizar la gestión de los viajes de empresa, maximizando sus beneficios y minimizando sus costes e inconvenientes.
Tipos de viajes de empresa y su importancia estratégica
No todos los viajes de empresa son iguales ni persiguen los mismos objetivos. Podemos distinguir tres grandes categorías:
1. Viajes comerciales: Realizados por equipos de ventas y ejecutivos para visitar clientes, asistir a reuniones o participar en ferias y congresos. Su finalidad es generar nuevas oportunidades de negocio y fortalecer las relaciones con los clientes actuales.
2. Viajes técnicos: Llevados a cabo por expertos y personal cualificado para realizar tareas específicas, como instalaciones, mantenimiento o soporte en las dependencias del cliente. Resultan clave para garantizar la calidad del servicio y la satisfacción del cliente.
3. Viajes formativos: Incluyen la asistencia a cursos, seminarios y otras actividades de capacitación. Contribuyen al desarrollo profesional de los empleados y a mantener actualizados sus conocimientos y habilidades.
Más allá de su vertiente operativa, los viajes de empresa tienen una gran trascendencia a nivel estratégico y financiero. Por un lado, representan una importante partida de gasto que es necesario optimizar para mejorar la rentabilidad. Por otro, un análisis adecuado de los patrones de viaje puede aportar información muy valiosa para la toma de decisiones, como la renegociación de tarifas con proveedores o la reconfiguración de territorios comerciales.
Además, desde el punto de vista fiscal, muchos de los gastos asociados a los viajes son potencialmente deducibles, por lo que su correcta gestión y justificación puede suponer un importante ahorro para las arcas de la empresa.
¿Qué gastos se pueden deducir en un viaje de empresa?
Básicamente, todos aquellos que estén relacionados con el desarrollo de la actividad laboral y debidamente justificados. Los más habituales son de desplazamientos (billetes de avión, tren, autobús, taxi o kilometraje si utilizas vehículo propio), alojamiento (habitación de hotel, apartamento o residencia durante la estancia), manutención (comidas y cenas durante el viaje) y representación (invitaciones a comidas, regalos…).
En “Las dietas y el kilometraje se pueden gestionar más y mejor” podrás ampliar los detalles de deducción, exenciones y buenas prácticas de los gastos de un viaje de empresa.
Errores frecuentes y cómo evitarlos
Pese a su importancia, la gestión de los viajes de empresa no siempre recibe la atención que merece. Esto da lugar a algunos errores frecuentes que pueden generar importantes ineficiencias y contingencias:
- Inexistencia de una política de viajes clara: Sin unas normas bien definidas sobre qué gastos son aceptables y cuáles no, los empleados no disponen de directrices claras a la hora de organizar sus desplazamientos. Esto puede llevar a decisiones dispares y poco eficientes, gastos excesivos e incluso situaciones de abuso.
- Procesos manuales y poco ágiles: La gestión de los viajes y sus gastos asociados con métodos tradicionales 一papel, hojas de cálculo, etc.一 resulta lenta, propensa a errores y dificulta el control. Algunos ejemplos habituales son la pérdida de justificantes de gastos, la duplicidad de tiques o la falta de sincronización con el área contable.
- Desconexión entre sistemas y áreas: Cuando los datos de los viajes no fluyen adecuadamente entre las distintas áreas y sistemas implicados 一RR.HH., Contabilidad, Controlling, ERP, etc.一, se generan silos de información y se desaprovecha el potencial de los datos para optimizar decisiones y procesos.
Para evitar estos y otros errores, es recomendable adoptar algunas buenas prácticas:
- Definir y comunicar una política de viajes clara y detallada.
- Establecer procesos estandarizados y ágiles para la solicitud, aprobación y justificación de los viajes y sus gastos.
- Aprovechar la tecnología para automatizar y digitalizar la gestión de principio a fin.
- Asegurar una adecuada integración y comunicación entre todas las áreas y sistemas involucrados.
- Monitorizar regularmente los indicadores clave y actuar proactivamente ante cualquier desviación o ineficiencia.
Soluciones tecnológicas para la gestión de viajes de empresas
La tecnología se ha convertido en un aliado indispensable para optimizar la gestión de los viajes de empresa. Existe un amplio abanico de soluciones que permiten automatizar y simplificar todos los procesos, desde la reserva hasta la contabilización de los gastos. Algunas de las más destacadas son:
- Emburse Book: Potente herramienta de reservas en línea que te asegura el cumplimiento de las políticas y, a la vez, ofrece opciones de viaje sostenibles. Garantiza que las reservas de tus empleados cumplan siempre con las políticas y vayan a la tarifa más baja durante el proceso de reserva.
- Emburse Reshop: Herramienta que busca continuamente tarifas y precios de hotel más bajos y vuelve a reservar automáticamente cuando encuentra ahorros elegibles.
- Captio: Herramienta diseñada para la digitalización y gestión automatizada de los tickets de gastos, que agiliza su procesamiento, mejora el cumplimiento de políticas y facilita la integración con los sistemas corporativos.
La adopción de este tipo de soluciones aporta grandes beneficios para tu organización:
- Automatización de tareas manuales y eliminación del papel.
- Mejora de la experiencia de los empleados en sus desplazamientos.
- Unificación de la información y trazabilidad de principio a fin.
- Aplicación sistemática de las políticas de viajes y gastos.
- Control del gasto en tiempo real y detección de desviaciones.
- Generación de datos para la optimización continua de procesos.
¿Cómo diseñar una política de viajes de empresa eficaz?
Disponer de una política de viajes y gastos bien definida y estructurada es fundamental para establecer un marco claro de actuación, evitar decisiones discrecionales y unificar criterios. Para que sea realmente efectiva, esta política debe contener:
1. Principios y objetivos: Definición de la filosofía y prioridades de la empresa en cuanto a la gestión de viajes.
2. Roles y responsabilidades: Quién puede viajar, quién debe autorizar, cómo se toman las decisiones...
3. Procedimientos: Pasos a seguir para solicitar, realizar y justificar los viajes y sus gastos asociados.
4. Normas: Qué se considera aceptable y qué no en cada concepto (vuelos, hoteles, comidas, etc.), con los límites correspondientes.
5. Excepciones: Casos especiales y cómo gestionarlos.
Pero tan importante como su contenido es el modo en el que se implanta y se hace cumplir. De nada sirve una política perfecta sobre el papel si nadie la conoce o la aplica. Por ello, es fundamental:
- Comunicarla adecuadamente a todos los empleados y resolver sus dudas.
- Designar responsables para su aplicación y velar por su cumplimiento.
- Realizar un seguimiento periódico y analizar desviaciones.
- Revisarla y actualizarla siempre y cuando sea necesario.
Integra los viajes en el ecosistema de gestión corporativa
Para aprovechar al máximo todo el potencial de la gestión de viajes, es imprescindible integrarla adecuadamente con el resto de sistemas y procesos de la empresa, especialmente en el ámbito financiero y de recursos humanos. Un flujo ideal sería:
1. El empleado solicita el viaje a través de una herramienta especializada que verifica automáticamente el cumplimiento de las políticas.
2. Cuando regresa, desde la propia app genera la nota de gastos y la envía al responsable para su aprobación.
3. Una vez aprobada, la información de gastos viaja automáticamente al ERP y al resto de sistemas corporativos.
Este nivel de integración 100 % digital aporta grandes ventajas:
- Eficiencia y agilidad en todo el proceso
- Información unificada y coherente
- Trazabilidad y visibilidad de principio a fin
- Cumplimiento sistemático de políticas y normativas
- Facilidad para la imputación de gastos por proyecto o cliente
- Control presupuestario y detección de desviaciones en tiempo real
FAQS sobre los viajes de empresa
¿Qué pasa si un empleado pierde un tique?
Si no se puede presentar el justificante, ese gasto no podrá ser deducido fiscalmente ni reembolsado al empleado, salvo que exista una causa justificada y se pueda demostrar por otros medios la realización del gasto. Por eso, es tan importante digitalizar y salvaguardar los tiques.
¿Qué pasa si un empleado pierde un tique?
Aunque ambos se engloban dentro de los gastos relacionados con los desplazamientos laborales, los gastos de viaje cubren el transporte, alojamiento y manutención del propio empleado; mientras que los de representación incluyen las invitaciones a comidas, regalos y atenciones a clientes o contactos comerciales. Cada uno tiene sus propios límites de deducibilidad fiscal.
¿Qué pasa si un empleado pierde un tique?
Los límites de deducibilidad fiscal para las dietas diarias dependen del país o región visitada, y se actualizan anualmente. En España, para el año 2023, las dietas máximas exentas son de 53,34 €/día para pernoctar en España, 91,35 €/día en el extranjero, 26,67 €/día para dietas sin pernoctación en España y 48,08 €/día sin pernoctación en el extranjero.
¿Qué pasa si no hay política de viajes en la empresa?
No disponer de una política de viajes deja abierta la puerta a gastos excesivos, dificulta el cumplimiento normativo, complica la justificación de los gastos ante una inspección y, en general, disminuye la capacidad de la empresa para gestionar eficientemente sus recursos. Es altamente recomendable definir y comunicar unas normas claras, aunque sean básicas, y revisar periódicamente su adecuación.
