Los sistemas de planificación de recursos empresariales son herramientas muy útiles para la gestión en una misma plataforma de una gran cantidad de procesos de negocio. Descubre sus ventajas y también sus costes
ERP se refiere a las siglas de Enterprise Resource Planning, que podríamos traducir como Sistema de planificación de recursos empresariales. Un ERP es un conjunto de sistemas de información que permite a las empresas la integración de distintas operaciones dentro de un mismo programa; nos referimos a operaciones de producción, logística, inventario, contabilidad y hasta recursos humanos.
Un ERP funciona como un sistema integrado, un único programa que cuenta con una base de datos central, aunque pueden existir menús modulares. ¿Cuáles son las ventajas de contar con un sistema ERP en tu negocio? Por un lado, la automatización de procesos con el ERP aumenta, y con ello el ahorro de tiempo y costes que supone. Cuentas con una gran disponibilidad de información interna aglutinada en la misma plataforma; te ayuda a dar orden y forma a todos los datos que tu negocio genera. Además, se produce una integración en el ERP de las distintas bases de datos de la compañía.
Todo tipo de empresa puede beneficiarse de un ERP, no solo las grandes multinacionales. Las pequeñas y medianas empresas también pueden sacarle uso a los distintos módulos, personalizar la herramienta al máximo y adaptarla a sus necesidades. Existen distintos proveedores de ERP que están especializados en un sector o perfil de empresa concreto, así que puedes buscar hasta encontrar el ERP que mejor encaje con tus objetivos en el puesto de trabajo.
Los ERP son flexibles y para una gestión más eficiente se recomienda integrarlos con el resto de soluciones que la empresa ya esté utilizando y quiera mantener, porque le funcionan correctamente. Un ERP puede combinarse con otros softwares, por ejemplo de gestión de facturas, o de gestión de gastos, como Captio, que ofrece la posibilidad de integrarse con cualquier ERP o CRM: Salesforce, Sage, Qlik, IBM y un largo etcétera. Las ventajas de un ERP son claras, pero adquirir uno también cuenta con costes económicos que te explicamos a continuación:
Costes de un ERP
En primer lugar, aclarar que no existe una respuesta única a esta pregunta. Depende de las características de la empresa, su presupuesto disponible y la ambición y las expectativas que deposite en este sistema. Hay que tener en cuenta que los costes de un ERP se reparten principalmente en 3 variables: el software, el hardware y los servicios. Este gráfico de TIC Portal nos muestra cómo se distribuyen los gastos de un ERP en el primer año:
Los gastos en hardware se refieren al equipamiento físico, por ejemplo ordenadores, servidores o infraestructuras que haya que adaptar. En este punto vale la pena señalar las diferencias entre dos tipos de ERP: on premise y en la nube. Un sistema ERP en la nube se aloja en los servidores del proveedor del ERP y se accede a través de un navegador web; en el caso on premise, el ERP se instala localmente en los servidores y puestos de trabajo de la empresa. El sistema en la nube no requiere de inversión en hardware, por ejemplo. También existen las soluciones híbridas, que combinan ambos sistemas y son cada vez más populares.
El software es otro de los grandes costes de un ERP. Existen muchos paquetes y marcas diferentes compitiendo en el mismo mercado, así que te recomendamos que compares bien precios y funcionalidades antes de decidir, o que encuentres un proveedor de confianza que sepa guiarte. Respecto a los servicios, este término engloba la implementación del ERP, mantenimiento, consultoría y formación. El coste en este punto ya no deriva del ERP que hayas elegido sino del grado de personalización del sistema y los procesos y funciones que quieras integrar en él.
Los sistemas ERP on premise exigen una mayor inversión económica en su instalación, debido al hardware y el acondicionamiento de las infraestructuras. En cambio, si apuestas por un sistema en la nube la implementación es más económica y todos los costes del mantenimiento, soporte técnico y las actualizaciones quedan recogidos en la cuota mensual que se paga al proveedor. Esperamos que este artículo te haya sido de ayuda para conocer qué es un sistema de planificación de recursos empresariales, porqué puede ser clave para tu empresa y qué aspectos necesitas tener en cuenta para elegir tu mejor ERP.
