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Cómo mejorar el proceso de facturación de una empresa

Gestión de gastos timer 4 min.
Olga Tomàs
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¿La facturación se ha convertido en uno de tus principales quebraderos de cabeza? ¿Sabes que debes acabar con el papel pero no sabes  por dónde empezar? En el siguiente post te mostramos cómo mejorar el proceso de facturación de una empresa y descubrir todas las ventajas que te puede ofrecer. Así que no te pierdas los siguientes consejos para la optimización de este proceso.

Optimizar el proceso de facturación de una empresa es casi un sueño para muchos departamentos financieros. Muchas veces se convierte en una tarea sinónimo de mucho tiempo, dedicación e incluso desesperación de los trabajadores que la llevan a cabo. De hecho, cuando se tiene en mente una mejora de procesos dentro de la empresa, seguro que des del departamento de finanzas, la facturación se convierte en una cuestión ineludible.

Y es que no es ningún secreto que las dificultades para conseguir un proceso de facturación eficiente están al orden del día de muchas empresas. Aunque es el que se define como el elefante en la habitación. Una expresión, de origen anglosajón, que hace referencia a un problema obvio, evidente, pero que nadie se atreve abordar. Si estás leyendo este post, evidentemente, este ya no es tu caso. Para llevar a cabo una optimización de procesos de tal relevancia y magnitud es necesario tener en cuenta los siguientes pasos:

  • Paso 1, ser consciente de la relevancia del proceso. Cuando se gestiona  una empresa, hay veces, que no se tiene en cuenta la relevancia del proceso de facturación. Esta sentencia aunque parezca aliñada con dramatismo es cierta. La producción, las ventas son la punta del iceberg que todo el mundo ve. Pero sin una facturación eficiente nada sería posible. Si se produce mucho pero no se es consciente de la deuda de facturación a proveedores o el volumen de impagos, nada tiene sentido. Por tanto, es fundamental apostar por una mejora continua de este pilar clave del departamento financiero.
  • Paso 2, el orden y el registro. En la facturación el orden va a ser tu gran aliado. Tener un registro al día de las facturas de proveedores y clientes es imprescindible. Hoy en día es un proceso digitalizado aunque, sí es cierto, que la introducción de los datos todavía es manual.
  • Paso 3, la digitalización es imprescindible. Las montañas de papel, los archivadores abarrotados son un clásico. Sobre todo al final de los trimestres o al cerrar el año. La factura en papel que debe ir de mano en mano para conseguir la aprobación suele ser un leitmotiv en las empresas. Este proceso conlleva habitualmente problemas como: pérdida de facturas, dilatación en la aprobación y, por tanto, retraso con el pago a proveedores. Estos problemas que se repiten casi trimestralmente, como si se entrara en bucle, tienen solución. La solución es la digitalización integral del proceso. Por tanto, la facturación digital puede comportar infinidad de ventajas.

 

Ventajas de la facturación digital

La facturación de una empresa, tal y como se ha expuesto anteriormente, conlleva tiempo y esfuerzo. Además es uno de los pilares de la contabilidad. Una facturación al día, clara y transparente ofrece una visión de la contabilidad más exacta. Y, en definitiva, una información estratégica imprescindible para tu negocio. Si este proceso se realiza de manera manual y con el papel como soporte principal, puede que se generen problemas recurrentes. Problemas que se han convertido en endémicos de muchos departamentos de finanzas. Por contra, la digitalización aporta infinidad de ventajas como:

  • Más control sobre las facturas. Si las facturas de proveedores y las de clientes están digitalizadas, el departamento de finanzas puede tener un mayor control sobre los gastos. El hecho de contar con una plataforma o software que facilite el proceso es una gran ayuda en este camino hacia la digitalización. 
  • Supervisión en todas las fases. Cuando se ralentiza el pago o cobro de las facturas, se ralentiza también la toma de decisiones en la empresa. Es difícil, por no decir desaconsejable, tomar decisiones estratégicas con la mitad de la información. Además se produce un desgaste de la confianza proveedor-cliente, una circunstancia a evitar a toda costa.  Incorporar la digitalización en todas las fases del proceso va a aportar control sobre las aprobaciones de las facturas y sobre los pagos. En consecuencia, más agilidad, más transparencia.
  • Se gana tiempo. ¿Quién no ha oído la expresión del tiempo es oro? Tener que lidiar con facturas extraviadas, consultas sobre quien y cuando se ha aprobado una factura o facturas que no llegan al departamento de finanzas representa una cantidad ingente de horas de trabajo. En definitiva, tiempo. La facturación digital ofrece la posibilidad de sumar eficiencia al proceso. Una eficiencia que repercute en ganar tiempo, horas, para realizar tareas de mayor valor añadido.

Así pues, para mejorar el proceso de facturación de una empresa se debe ser consciente del problema, darle al proceso de facturación la relevancia que tiene dentro de la contabilidad y apostar por la digitalización. Espero que el post te haya servido de ayuda para reflexionar sobre este proceso clave para tu negocio y recuerda que la mejora de procesos es el camino hacia una facturación eficiente y eficaz.gestion facturas proveedores

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