Los auditores de hoja de gastos son, a su vez, controlados para comprobar que supervisan y comprueban todas las notas y que, además, lo hacen siguiendo el conjunto de parámetros y premisas de las distintas políticas de la empresa. Este sistema permite realizar un control exhaustivo de los gastos y ayuda a reducir el fraude interno.
Con cierta frecuencia el trabajo de lo revisores o auditores de notas de gasto son supervisados por otro auditor. Este segundo nivel de supervisión se lleva a cabo con el objeto de realizar las siguientes comprobaciones:
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Si el auditor está comprobando todas y cada uno de los gastos reflejados en las diferentes notas.
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Si coteja estos datos con las facturas y tickets presentados.
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Si las facturas o tickets de compra cumplen con todos los requisitos para ser considerados válidos.
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Si el revisor tiene en cuenta las distintas políticas y condiciones de la compañía: viajes, códigos de conducta, políticas de invitaciones, de sponsors, etc.
Los controles a los propios auditores no tienen otro objetivo que comprobar si, realmente, estos están haciendo bien su trabajo
Esto significa que los auditores son auditados con cierta frecuencia. Por este motivo, los fraudes que han detectado deben siempre plasmarse en un informe con los siguientes datos:
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Nombre del infractor.
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Fecha de la infracción.
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Frecuencia de la infracción y si esta se repite.
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Número de nota de gasto y posición.
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Importe defraudado.
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Concepto del gasto.
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Método utilizado para informar al infractor.
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Nombre del superior directo al que se ha comunicado la infracción.
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Cómo se resolvió el fraude.
El propio auditor debe ocuparse de mantener todos los informes y documentación debidamente actualizados y asegurarse de que estén disponibles para todos aquellos departamentos que lo soliciten. Por este motivo, es fundamental que utilice un correcto y práctico sistema de archivo de la documentación, como por ejemplo un circuito de digitalización y posterior almacenaje en la nube. De esta forma, la documentación requerida siempre podrá ser localizada y puesta a disposición de quien lo necesite al momento.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de Pilar Navas, Controller con más de 10 años de experiencia en el sector de la tecnología médica y colaboradora habitual de Forum Business Travel.
