La generación de la nota de gastos de representación constituye un problema en sí mismo, puesto que es una tarea pesada, que requiere mucho tiempo y poco productiva. A día de hoy, son muy pocas las empresas que tienen automatizada esta faceta, por lo que sigue siendo un proceso casi siempre basado en papel y muy manual.
Los problemas en la generación de hojas de gastos de representación
Una vez recopilados los tiques y anotada la información adicional, corresponde al propio empleado generar una nota en la que plasmar esos gastos para que, una vez verificados, la empresa le reembolse la cantidad que le corresponde.
Básicamente, el trabajo consiste en rellenar un formulario en papel o introducir en una tabla de excel o en la Intranet de la empresa los datos básicos de los tiques más la información adicional: importes, fechas, conceptos, número de comensales, justificación de ciertos gastos, trayectos, etc.
Los principales problemas en la generación de este tipo de notas son:
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Es un proceso por regla general básicamente manual, lento y farragoso.
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Consume mucho tiempo.
- Es un trabajo de escasa calidad y muy poco productivo, por lo que los empleados suelen tener la sensación de estar perdiendo el tiempo.
- Deterioro de los tiques u otros justificantes que impide ver datos importantes: borrado de la tinta, grapas que tapan parte de la información, se encuentran arrugados, etc.
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En actividades que impliquen viajes internacionales de representación profesional tener que averiguar y calcular manualmente el valor de cambio de la divisa en la fecha en que se ha producido el gasto.
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Falta de información necesaria por olvidos o no haber sido averiguada o anotada correctamente.
Pese a tratarse de un trabajo que consume un tiempo considerable, que podría dedicarse a tareas mucho más rentables para la empresa, el nivel de actual de automatización mediante programas informáticos en la generación de notas de gastos no suele ir más allá de la configuración de una tabla excel con los campos a rellenar o algún aplicativo básico en la Intranet de la empresa. Y eso en el mejor de los casos, ya que todavía son muchas las empresas y compañías cuyos empleados todavía rellenan estos documentos justificativos de gastos totalmente a mano en formularios en papel.
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