Los diferentes pasos a seguir en la gestión de la nota de gastos en una empresa son más o menos intuitivos: aunque no estén especificados suelen seguirse de forma casi intuitiva. Pero no está de más centrarse en analizar qué partes componen este proceso para poder encontrar puntos de mejora, o incluso evitar saltarse alguno que se había podido pasar por alto.
Generación
Esta primera parte consiste en la creación de la nota de gastos en sí por parte del trabajador en movilidad. Esta parte del proceso se puede dividir en dos partes: la parte previa al viaje y la parte posterior al viaje.
En la parte previa al viaje o desplazamiento, es decir, la petición de billetes de tren o avión, la reserva de restaurantes, el alquiler de coches, etc. Esta fase solamente se produce cuando son viajes planificados, que se puedan preparar con un mínimo de antelación. En el caso de viajes imprevistos, será muy difícil realizar esta preparación previa.
La parte posterior del viaje es la de el reporte de los gastos que han tenido lugar durante el desplazamiento, tanto los previstos previamente como los que han surgido sin planificación. Es decir, hacer la nota de gastos propiamente dicho.
Supervisión
Se trata de controlar y validar las hojas de gastos que los trabajadores en movilidada han generado y enviado. La supervisión consta de dos partes. La primera es revisar las notas de gastos recibidas para comprobar que no haya errores al redactarla, que se disponga de todos los documentos justificantes necesarios, que lo reportado se corresponda con los gastos reales, etc. La segunda parte tiene que comprobar que los gastos reportados se ajusten a las políticas de gastos establecidas. Ambas fases se suelen dar a la vez, el supervisor controla la parte documental y la política de gastos conjuntamente.
Administración
Cuando se valida la hoja de gastos, pasa a la fase de administración. En primer lugar, se tendrá que pasar a los libros de contabilidad, y después se procede al reembolso del dinero a los trabajadores. Finalmente, se realiza el reporting, es decir aprovechar la información y los datos disponibles en las hojas de gastos para poder tomar mejores decisiones, optimizar costes, encontrar oportunidades de ahorro, etc.
