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6 pasos para cambiar de sistema de gestión de gastos

Noticias de Captio timer 5 min.
Mireia Solé
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El cambio hacia un nuevo sistema de gestión de gastos aportará orden y control al ritmo de los negocios de tu empresa.  En este artículo te indicamos seis pasos para llegar al cambio que buscas. ¡No te lo pierdas!
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6 pasos sistema gestión de gastos

Todas las empresas tienen un límite de frustración que están dispuestas a tolerar en los sistemas que utilizan para seguir el ritmo de sus negocios. ¿Hasta cuándo puedes soportar experiencias de usuario tediosas , condiciones contractuales opresivas y facturaciones poco fiables antes de decir «basta»? Más allá de los resultados básicos de la solución, ¿qué recibes de tu inversión? ¿Dónde está el valor añadido? Puede que creas que es simplemente un número de cuenta más, y, cuando necesitas ayuda, notas que se ha construido a propósito un muro que lo aleja de la asistencia que necesita para solucionar el problema.

Detectar que es el momento de cambiar requiere reflexión y aceptación. Sin embargo, en un primer momento, iniciar el cambio puede parecer abrumador, independientemente de la preparación que pueda tener la empresa para dicho cambio. A continuación, te indico seis pasos para conseguir que el cambio sea lo más natural posible.

1. Revisar el contrato actual

La letra pequeña es habitualmente lo último que leemos, si llegamos a hacerlo; a pesar de que debería ser el primer punto de atención en la lectura. Revisa tu contrato y observa:

  • ¿Cuándo corresponde renovarlo?
  • ¿Cuáles son los cargos recurrentes?
  • ¿Te cobran por crear informes?
  • ¿Cuánto te cobran por entregar o revisar informes?
  • ¿Qué ocurre si un informe necesita una corrección?
  • ¿Existen recargos?
  • ¿Pagas gastos suplementarios por asistencia o formación?
  • ¿Qué gastos extraordinarios debes pagar para finalizar el contrato?
Infórmate de lo que conlleva contractualmente el cambio para conocer los plazos y los costes.

2. Hacer una encuesta entre los usuarios

Existen muchos ejemplos que justifican que la sensación de frustración no es un caso aislado. Un malestar de este tipo suele causar un efecto dominó que puede ir más allá de los límites del departamento financiero. Si decides cambiar de solución de gestión de gastos, es necesario que sepas lo que no funciona, para evitarlo y solucionarlo con la sustituta.

Debes pedir a las partes interesadas que envíen una encuesta a todos los departamentos para conseguir una visión global del rendimiento de la solución. A continuación, céntrate en sus usuarios más habituales e importantes, así como en los administradores. De este modo, comprenderás lo que funciona y lo que no desde ambas partes del proceso de trabajo, gracias a la opinión de las personas que están involucradas en el mismo. Es tu oportunidad para compartir lo que piensan que puede facilitar el proceso de trabajo. También es una oportunidad para identificar en qué se podría mejorar para aumentar la eficiencia del proceso.

3. Priorizar lo imprescindible

Los comentarios recopilados en la encuesta sirven de base lógica para conseguir una matriz de necesidades. Algunas personas redactan una lista de verificación simple con los comentarios recibidos, con necesidades y deseos alcanzables. Otras van un paso más allá y hacen una clasificación de las características o funciones deseadas en cuanto a las opciones de solución. 
 
Algunas de las funciones y servicios más deseados en una solución incluyen:
  • Automatización de la generación de informes
  • Autocompletado de análisis de recibos
  • Acceso desde cualquier lugar
  • Interfaz de fácil manejo para el usuario
  • Acceso a asistencia útil
  • Funcionalidad móvil
  • Pago internacional

Independientemente de cómo se sinteticen las respuestas de la encuesta, los conocimientos obtenidos facilitarán la elección de posibles sustitutos.

4. Identificar alternativas

Estamos más conectados que nunca. Solo nos separan unas cuantas teclas de las experiencias de otros compañeros o de largas listas de comentarios de otros usuarios. Confía en ellos para crear una pequeña lista de alternativas viables. Es habitual que los desarrolladores de soluciones dispongan de demos para que el público las pruebe. Esto supone una gran oportunidad para ver los software en acción y, si es posible, plantear preguntas que pueden reducir la lista y mostrar posibles deficiencias.

Entabla conversaciones con las opciones que demuestren más potencial. También es el mejor momento para reunir a un grupo diverso de usuarios que puedan contribuir con su experiencia en el proceso de selección.

Cuanto más refleje este grupo a la totalidad de los usuarios, en todos los niveles, más beneficioso será.

5. Reunir y demostrar

Utiliza las sesiones de demostración programadas por el equipo de ventas de las soluciones para plantear preguntas. Un desarrollador de confianza debe poder personalizar tu presentación para las necesidades únicas de tu empresa y darle un amplio espacio para la conversación.

No es simplemente una oportunidad para ver un software en acción, sino también para dar una nueva dimensión a las primeras impresiones. Pregunta al desarrollador sobre la implementación de la solución, la asistencia, las integraciones, la formación de usuario, el tiempo de funcionamiento o los flujos de trabajo; en general, sobre cualquier elemento que contribuya a su adopción exitosa y pruebe que se adaptará a medida que tu empresa crezca.

Confía en las aportaciones de tu grupo de usuarios para conseguir perspectivas específicas, ya que pueden ser útiles para revisar las afirmaciones de los desarrolladores, probar la funcionalidad de la solución o preguntar por supuestos que puedas haber pasado por alto. Será tu arma secreta para encontrar la solución perfecta para tu empresa.

6. Elegir sabiamente

Llegados a este punto, ya habrás visto innumerables demos de diferentes soluciones. Con tu equipo ya habéis buscado diferentes alternativas para comprobar cuál se adapta más a los procesos de la empresa. La lista cada vez es más corta. Es hora de presentar las mejores para poner fin a la frustración.

En este caso, cuanto más simple, mejor. Limita el número de proveedores que presentarás al director de Finanzas y a otros directivos interesados. Te contrataron porque confían en tu rigurosidad y tu buen juicio. Para contextualizar tu elección, presenta los pros y los contras de los candidatos finales, según se apliquen a la empresa.

Independientemente de qué proveedor sea el ganador, debes tener la seguridad de que se ha seleccionado con un conocimiento total de tu capacidad para luchar contra las frustraciones existentes. Todo el trabajo previo realizado antes de tomar la decisión desembocará en la elección de un nuevo sistema sustituto que ofrezca la facilidad y simplicidad deseadas.

Si deseas obtener más información sobre alguno de los pasos anteriores, no dudes en contactar con nosotros.

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