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5 trucos para ahorrar en alojamiento en los viajes de empresa

Posteado por: Sandra Teruel | 23/10/2014 | Categorias: Gestión de gastos

La mejor forma de ahorrar en la reserva de un alojamiento corporativo es plantearse una estrategia integral que tenga en cuenta todos los factores que influyen en el precio final. Desde la reserva anticipada a la comparación de precios on line, pasando por el uso de herramientas de gestión adecuadas, la negociación o la elección del medio de pago más rentable.

Cómo ahorrar en alojamiento corporativo

1. Reservar on line y comparar precios

Desde que la empresas hoteleras importaron las estrategias de fijación de precios de las compañías low cost, para ahorrar en alojamiento corporativo es muy importante reservar por internet y comparar precios entre las numerosísimas páginas web de gestión de viajes.

Para manejarse con éxito en la reserva de viajes on line es importante:

  • La persona encargada de las reservas debe contar con la formación adecuada y el tiempo suficiente para poder realizar  investigación.

  • Lo más recomendable es reservar con la suficiente antelación, ya que de esta forma nos aseguramos un precio inferior a las tarifas habituales y más margen para negociar mejoras en las condiciones.

  • Procurar que las reservas permitan el reembolso, puesto que es muy habitual que aparezcan ofertas de última hora con importantes descuentos. Además, es una forma de cubrirse ante  cualquier problema o cambio de planes de última hora.

2. Buscar el equilibrio entre los intereses de la empresa, las necesidades de los trabajadores y el presupuesto

El objetivo debe ser tratar de conseguir las mejor relación calidad precio posible teniendo en cuenta las distintas variables en juego:

  • Presupuesto asignado.

  • Intereses de la empresa.

  • Expectativas, deseos y bienestar de los trabajadores.

  • Tipo de viaje: duración, objetivos, proyecto laboral, etc.

A partir de aquí, se debe encontrar el equilibrio entre los distintos intereses, sin perder nunca de vista el presupuesto disponible y tratando de elegir el alojamiento que mejor se amolde al tipo de viaje y duración. Como norma general,  los hoteles son ideales para viajes cortos, pero cuando duran más de una semana es mejor elegir en otras opciones como apartamentos o pisos de alquiler.

3. Utilizar las herramientas adecuadas de gestión de gastos

Recursos on line, como comparadores de precios en múltiples páginas web o aplicaciones para smartphones o tablets constituyen unas magníficas herramientas de apoyo para gestionar, controlar, planificar y calcular todos los gastos de un viaje de negocios.

4. La importancia de la negociación

La oferta de alojamientos es impresionante y la competencia abrumadora. Esto supone una gran ventaja para el cliente que puede negociar, con muchas posibilidades de éxito: rebajas de precios o servicios adicionales.

Si no se dispone de tiempo o personal con la capacidad o aptitudes ideales, siempre se puede delegar el trabajo de negociación a una agencia externa.

5. Selección adecuada del método de pago

Una vez elegido el alojamiento llega el momento de pagar el servicio. Precisamente, por ser el último paso del proceso, en ocasiones se descuida o no se tienen en cuenta algunos detalles que pueden influir en el precio final.

Estos son los principales aspectos a valorar en lo que respecta al pago:

  • La primera recomendación es evitar las  tarjetas de crédito en viajes internacionales puesto que, aunque en España no ocurre, países como Reino Unido, EEUU o Alemania cobran recargos y comisiones.

  • Las modalidades basadas en transacciones electrónicas (tarjeta de débito, paypal, transferencias, etc.) son rápidas y cómodas y es posible negociar con el banco para que no incluyan comisiones.

  • Informarse muy bien de las condiciones y negociar las cláusulas en los pagos a crédito.

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