En la actualidad existen infinidad de instrumentos y herramientas de apoyo para la gestión de procesos de mejora en sus distintos ámbitos: análisis de problemas, generación y organización de ideas o representación de procesos o flujos de trabajo. Cada herramienta tiene una especialización y forma de utilización diferentes, así como diversas ventajas y puntos débiles.
La mejora de procesos es una práctica estratégica centrada en la identificación de problemas u oportunidades dentro de los flujos de trabajo existentes, el desarrollo de soluciones y la implementación de esas soluciones para optimizar los procesos. Tu organización depende de varios procesos comerciales para impulsar las operaciones, desde la incorporación de empleados y las transacciones financieras hasta la resolución de problemas de TI, y existe un proceso detrás de todo lo que hace tu empresa.
Sin embargo, si los procesos comerciales tardan demasiado en completarse, consumen más recursos de lo previsto o generan resultados inconsistentes, esto indica una falla del proceso que afecta la eficiencia operativa. Los procesos ineficientes y las horas de trabajo desperdiciadas pueden costar a las organizaciones más de 850 000 euros al año. Implementar mejoras de procesos puede abordar estos desafíos, mejorando la productividad y la eficacia en toda tu organización.
Criterios generales para seleccionar y usar herramientas de mejora
El principal problema a la hora de elegir qué herramienta o herramientas utilizar durante el desarrollo de un proyecto de mejora es decidirse entre la amplísima oferta existente. Además, cada profesional tiene sus preferencias y gustos personales, por lo que en ocasiones es complicado llegar a un acuerdo.
Algunas recomendaciones en la selección y uso de este tipo de herramientas serían:
- Realizar una preselección de las que pensemos que mejor se adaptan a nuestros objetivos y necesidades.
- No es necesario seguir a rajatabla las instrucciones o metodología de las herramientas seleccionadas.
- Aprender a utilizar unas pocas herramientas y adaptarlas a las necesidades de nuestra organización.
Herramientas de análisis de problemas
Dos de las más utilizada son: el diagrama causa-efecto y el diagrama de Pareto. A continuación, veremos sus características principales y funcionamiento.
Diagrama causa-efecto
Es una herramienta de análisis que permite obtener un cuadro detallado y de fácil visualización de los diversos motivos que pueden originar un determinado efecto o problema. Se utiliza por lo tanto, cuando se quiere detectar un efecto indeseable y descubrir sus causas .
Suele aplicarse en la investigación de las causas de un problema, mediante la incorporación de opiniones de un grupo de personas directa o indirectamente relacionadas con el mismo.
Diagrama de Pareto
El diagrama de Pareto es una herramienta de análisis de gran ayuda para tomar decisiones en función de prioridades. Se basa en el principio «el 80% de los problemas se pueden solucionar, si se eliminan el 20% de las causas que los originan» enunciado por Vilfredo Pareto. Esto significa que con unas pocas acciones correctivas se pueden solucionar un gran número de deficiencias.
Se basa en un gráfico de barras, la cuales representan los factores correspondientes a una magnitud cualquiera y están ordenados de mayor a menor (en orden descendente) y de izquierda a derecha.
Este tipo de diagrama, es utilizado básicamente para:
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Conocer cuál es el factor o factores más importantes en un problema.
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Determinar la causa raíz del problema.
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Decidir el objetivo de mejora y los elementos que se deben optimizar.
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Comprobar si se ha conseguido el efecto deseado (por comparación con los Paretos iniciales).
Herramientas para generar ideas
La más conocida es la técnica conocida como Brainstorming, también conocida como tormenta o lluvia de ideas. Es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado.
Fue ideada en el año 1938 por Alex Faickney Osbon y busca sacar el máximo provecho de la interacción entre varios individuos mediante reuniones de carácter relajado e informal donde se trata de acumular ideas, a ser posible innovadoras y creativas, sobre un determinado asunto para su valoración posterior.
Técnicas de representación de procesos y flujos de trabajo
Diagrama SIPOC
El Diagrama SIPOC, por sus siglas en inglés Supplier, Inputs, Process, Outputs, Customers, es la representación gráfica en cinco fases de un proceso de gestión. Es un sistema muy interesante porque permite visualizar el proceso de manera sencilla, identificando a las partes implicadas en el mismo:
- Proveedor (Supplier). Persona que aporta recursos al proceso.
- Entradas (Inputs). Todo lo que se requiere para llevar a cabo el proceso; información, materias primas, profesionales, infraestructuras, etc.
- Proceso (Process). Conjunto de actividades que transforman las entradas en salidas, dándoles un valor añadido.
- Salidas (Outputs). Resultados que se generan (productos, servicios, etc).
- Cliente (Customer). La persona que recibe el resultado del proceso. El objetivo es obtener la satisfacción de este cliente.
El diagrama de flujo o diagrama de actividades es una técnica muy conocida que consiste en la representación gráfica del proceso de cualquier actividad. Se utiliza con asiduidad para la mejora de procesos organizativos o industriales
Estos diagramas utilizan símbolos con significados definidos que representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso.
Construye una ventaja competitiva a través de la optimización de procesos
Todas estas herramientas se caracterizan por ofrecer una imagen muy esquemática y clara de los procesos, acciones o algoritmos de cualquier actividad relacionada con los circuitos de trabajo, lo que es de gran ayuda para una rápida detección de problemas específicos que estaban pasando desapercibidos.
El uso de herramientas de mejora de procesos puede resultar transformador para tu organización. Si utilizas la combinación adecuada de herramientas adaptadas a las necesidades específicas de tu organización, podrás agilizar las operaciones, optimizar la asignación de recursos y mejorar significativamente la productividad general. A medida que la mejora de procesos se vuelve cada vez más vital para mantener una ventaja competitiva, invertir en estas herramientas, no es sólo un paso hacia la eficiencia, sino una medida estratégica para preparar tu negocio para el futuro.
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Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
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