La gestión de gastos de viaje es un campo donde convergen reglas, personas y tecnología. Conseguir el equilibrio entre estos factores es la clave para conseguir un proceso eficiente y beneficioso para todos los implicados.
La tecnología establece los fundamentos en lo que se apoyará el proceso, las reglas y políticas de empresa establecen su marco de acción. Sin embargo, son las personas, los trabajadores de la empresa, los que marcarán la diferencia entre el éxito y el fracaso en crear un proceso eficiente. La cultura de la empresa debe estar totalmente en línea con lo política de gastos y fomentar el acercamiento a la infraestructura tecnológica.
El primer paso para alinear la cultura de la empresa con la política de gastos es entender la situación actual. Un buen comienzo es hacerse preguntas directamente relacionadas con el factor humano en el viaje de negocios y la cultura de empresa que se discierne en las respuestas. ¿Están los trabajadores que viajan a menudo motivados? ¿Se sienten controlados? ¿Cómo son realmente los viajes que realizan? ¿Paga la empresa un precio justo por los kilómetros realizados? ¿Perciben los trabajadores que reciben un trato igualitario respecto a sus superiores? Esta visión subjetiva resulta necesaria para interpretar las cifras e índices resultantes del proceso de gestión de gastos.
Lo siguiente será revisar las cifras, los KPI que la empresa está actualmente utilizando para controlar el proceso de gestión de gastos. Factores como el índice de fraude, a cuánto asciende, gasto medio por trabajador, duración media del desplazamiento….
Combinando estas dos ópticas se consigue tener indicios de si realmente están alineadas cultura, política de empresa y uso de la tecnología. Tirando de este hilo, se podría llegar a la conclusión de que existe un alto índice de fraude porque los trabajadores consideran que el precio que la empresa paga por el kilometraje no es justo, o que el incumplimiento de la política de gastos puede estar relacionado simplemente con una falta de conocimiento de ésta. Cuándo la política de gastos indica una regla que a efectos prácticos no se está cumpliendo, esto significa que hay un problema.
Una vez entendida la actual cultura de empresa se pueden tomar las acciones necesarias para incentivar cambios que la alineen con la política de gastos. Hay multitud de estrategias para esto: crear un programa que incentive la contención y cumplimiento de la política, establecer mecanismos de comprobación automática que refuercen la sensación de control de gasto en la empresa, educar mejor a los trabajadores para que se transmitan efectivamente los objetivos de la política y qué significa esto en términos económicos para la empresa… Poniendo en marcha estos mecanismos de corrección se avanzará en adecuar la cultura de la empresa a su política de gastos, consiguiendo un mayor control y ahorro en la gestión de gastos.
