Llega un momento en toda empresa con trabajadores en movilidad en el que la organización de los desplazamientos corporativos llega a una complejidad y a un volumen de trabajo que se plantea la opción de contar con un profesional que se encargue de ello. Entonces se genera la duda: ¿recurrir a un Travel Manager, que lo gestione de forma interna, o contratar una agencia externa?
Hay que tener en cuenta las características de ambas opciones antes de decidirse. El Travel Manager es un profesional de la organización y gestión de viajes. No se ocupa simplemente de hacer reservas de hoteles o vuelos para los trabajadores de su empresa que lo necesiten, sino que va mucho más allá: políticas de gastos, negociación con proveedores, apoyo y contacto de los trabajadores durante los viajes, gestor de presupuestos…
Por contra, la agencia tendrá más facilidad en conseguir buenas tarifas, al gestionar los viajes de varias empresas, contará con personal especializado en cada área, puede contar con oficinas en el extranjero a las que pueden acudir los trabajadores durante sus viajes en caso por ejemplo de problemas con las reservas…
Las ventajas de ambas posibilidades son muchas. Por esto, muchas empresas optan por un modelo híbrido, es decir contar con un Travel Manager que trabaje de la mano de una (o varias) agencias en tanto que partners. De hecho, según un estudio realizado por Forum Business Travel (FBT) en 2014 y presentado en Madrid, sin la intermediación de las agencias, el trabajo del gestor de viajes sería inviable.
Y es que ambas soluciones se complementan: aunque se contrate una agencia, siempre hará falta un enlace en la empresa que sea el responsable de esta área. Por lo tanto, nuestra recomendación es optar por este modelo mixto, que si bien a priori puede parecer que tenga un coste elevado, en realidad se puede traducir en reducción de costes y detección de nuevas oportunidades de ahorro.
