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Smartphones y tablets para mejorar la productividad

Posteado por: Sandra Teruel | 14/10/2013 | Categorias: Gestión de gastos

Una de las grandes ventajas de incorporar un sistema de dispositivos móviles en las empresas es la mejora de la productividad, que permite a su vez ahorrar costes a la empresa. En el artículo anterior ya hemos apuntado algunas cuestiones sobre este pilar básico del ecosistema de movilidad, que pasamos a desarrollar a continuación.

Productividad en el trabajo de campo

Con el desarrollo y planificación adecuados, el uso de tecnologías móviles puede suponer un aumento espectacular de la productividad, sobre todo en las tareas que se realizan fuera del ámbito de la oficina: como el trabajo de campo o la fuerza de ventas.

Pongamos como ejemplo un trabajo de campo concreto: la reparación de un sistema de tuberías de un edificio. La organización de esta tarea a través de los smartphones o tablets que llevarán consigo los distintos operarios sería la siguiente:

  • Desde la central, se enviaría la orden de reparación a los dispositivos del equipo de operarios, sin necesidad de que estos se tuviesen que personar en la oficina.

  • En caso de tratarse de una orden no digitalizada, esta se puede capturar en papel mediante un código QR y transmitirla a los dispositivos.

  • Con la orden de trabajo, se abre una expediente local en un smartphone o tablet.

  • Desde el lugar donde se tiene que hacer la reparación, el equipo de operarios puede tomar con su dispositivo móvil una serie de fotografías que muestren el escenario de trabajo.

  • Una vez realizada la reparación, es posible hacer otras fotografías que muestren cómo ha quedado el trabajo final tras la reparación.

  • Asimismo, si dispone del software adecuado, el técnico puede dictar las anotaciones que desee, sin necesidad de teclear. Esta opción es muy útil para determinadas situaciones o entornos que no permitan poder teclear texto adecuadamente.

  • Toda la información se guarda en el dispositivo móvil de forma automática y, en el momento en que haya cobertura, se almacena en la nube o cloud y se sincroniza con los supervisores, que la reciben en el acto.

  • Se puede, además, elaborar y enviar la factura de los servicios realizados de forma totalmente automática.

Las ventajas de la automatización del trabajo

Un proceso de trabajo con este nivel de automatización, basado en las utilización de tecnología móvil, tienen un efecto tremendamente positivo en la productividad de una empresa por los siguiente motivos:

  • Se simplifican enormemente los procesos, automatizando labores que, sin el uso de esta tecnología, consumen una gran cantidad de horas de trabajo de diversos empleados: elaboración y gestión de las órdenes de trabajo, creación y envío de facturas, tareas de contabilidad, etc.

  • Se consigue una mayor disponibilidad de los empleados en los lugares de trabajo efectivos. Obviamente, con este sistema nos ahorramos que los trabajadores tengan que desplazarse hasta la central para recoger las órdenes de trabajo y, tras su realización, volver a la misma para volcar los datos o transmitir incidencias.

  • Se mejora enormemente la planificación de las tareas, ya que al tener información en tiempo real de todo el proceso de trabajo, los supervisores pueden asignar otras tareas o buscar soluciones o alternativas en caso de incidencias importantes.

Productividad en la fuerza de ventas

Si el ejemplo del trabajo de campo lo trasladamos al proceso de ventas, nos encontraríamos también con una simplificación y automatización de las tareas, en este caso comerciales, que redundaría, asimismo, en una mejora sustancial de la productividad.

Muestra de un catálogo actualizado de, por ejemplo, productos farmacéuticos, establecimiento de ítems de ventas, firma de la orden de compra, envío de la factura a la dirección de correo electrónico del cliente, entrada en el sistema RP de la empresa para generar el envío en cuestión de horas... todo esto, y algunas acciones más, podrían ser realizadas por el propio vendedor con su tablet o móvil en la primera visita al cliente. Visto y no visto, venta cerrada y facturada.

Hemos desarrollado dos ejemplo relativos al trabajo del campo y la ventas porque nos parecen muy significativos y claros a la hora de mostrar el potencial de las tecnologías móviles para elevar a índices verdaderamente muy altos la productividad de una empresa. Lo cual no quiere decir que su uso en otras áreas, como el departamento de contabilidad por ejemplo, no provoque también mejoras en la calidad del trabajo y la productividad.

ahorrar costes en la empresa usando las TIC