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¿Qué necesito para gestionar los gastos de viaje?

Posteado por: Sandra Teruel | 28/05/2013 | Categorias: Gestión de gastos

El proceso de gestión de gastos de viaje es largo e implica una elevada cantidad de documentación. Para ayudarnos a hacer más sencillo este procedimiento, hay una serie de materiales que debemos tener en cuenta.

Son los siguientes:
  • Plantilla de notas: ya redactada con apartados para rellenar el concepto (dietas, hotel, transporte, etc.), la fecha y el importe. Como más detallado esté más fácil y rápido será el trabajo del revisor. Para agilizar el proceso y evitar tener que escribir a mano -con las posibles confusiones y errores- podemos utilizar una plantilla de Microsoft Excel. Además, una de las ventajas de trabajar con este sistema es que podremos enviar el documento online y sacar tantas copias como sea necesario.

  • Material para el envío entre departamentos: sobres, archivos, compañía de mensajería, etc. Disponer de ellos agiliza el proceso.

  • Impresoras multifunción: la tinta de los tickets tiende a desaparecer por lo que para conservar el ticket en condiciones óptimas habrá que fotocopiar y sacar una copia de cada ticket. Para reducir este proceso lo mejor es trabajar con impresoras multifunción ya que permiten, en un escaneado, digitalizar más de un ticket a la vez y imprimir una réplica.

  • Archivo y espacio dedicado al almacenaje: los tickets deben conservarse durante 4 años por ley por lo que debe haber un espacio dedicado a archivar y a almacenarlos.

papel en gastos de viaje

Fuente: Foto de Pixabay.com . Derechos fotográficos Weinstock.

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