El proceso de gestión de gastos de viaje es largo e implica una elevada cantidad de documentación. Para ayudarnos a hacer más sencillo este procedimiento, hay una serie de materiales que debemos tener en cuenta.
Son los siguientes:-
Plantilla de notas: ya redactada con apartados para rellenar el concepto (dietas, hotel, transporte, etc.), la fecha y el importe. Como más detallado esté más fácil y rápido será el trabajo del revisor. Para agilizar el proceso y evitar tener que escribir a mano -con las posibles confusiones y errores- podemos utilizar una plantilla de Microsoft Excel. Además, una de las ventajas de trabajar con este sistema es que podremos enviar el documento online y sacar tantas copias como sea necesario.
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Material para el envío entre departamentos: sobres, archivos, compañía de mensajería, etc. Disponer de ellos agiliza el proceso.
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Impresoras multifunción: la tinta de los tickets tiende a desaparecer por lo que para conservar el ticket en condiciones óptimas habrá que fotocopiar y sacar una copia de cada ticket. Para reducir este proceso lo mejor es trabajar con impresoras multifunción ya que permiten, en un escaneado, digitalizar más de un ticket a la vez y imprimir una réplica.
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Archivo y espacio dedicado al almacenaje: los tickets deben conservarse durante 4 años por ley por lo que debe haber un espacio dedicado a archivar y a almacenarlos.
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