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El control de los gastos como objetivo principal de la política de viajes de las empresas

Posteado por: Maria Mestres | 23/07/2014 | Categorias: Gestión de gastos

En un entorno de crecimiento moderado como el actual, los departamentos comerciales de las agencias de viajes corporativos vienen observando la evolución de la figura del travel manager. Éste juega un papel estratégico en la relación con la agencia especializada y es el encargado de gestionar la cuenta de viajes. Disponer de un travel manager permitirá una gestión eficiente y profesional de los viajes corporativos.

La preparación y experiencia de los gestores de cuentas es ya un valor necesario a la hora de organizar viajes de empresa. Como profesionales del sector cuentan con información “privilegiada” que les permite negociar los mejores acuerdos con los proveedores. Además tienen a su disposición herramientas que permiten medir y examinar  la política de viajes y adaptarla a la compañía así como gestionar los gastos de viaje de estos desplazamientos. Todas estas acciones permiten mostrar las habilidades de un gestor a la hora de gestionar una cuenta.

 

Política de viajes, objetivos alcanzables

A la hora de confeccionar una política de viajes eficiente, el punto más complicado reside en establecer unos objetivos claros desde el principio. Existen muchos casos en que hay desviaciones entre los objetivos iniciales y los que se obtienen al final. Tales desviaciones se reducen considerablemente, a excepción de si estas se producen por el crecimiento o la disminución de la actividad propia de la empresa, si se opta por la contratación de una agencia de viajes especializada.

Las agencias tienen que contar con recursos solventes y nuevas tecnologías que automaticen el ahorro, convirtiéndolo en una ventana a disposición de la organización. Además, las agencias, tienen que dar una propuesta eficaz en relación a la política de viajes de la organización. Así mismo, no se debe pasar por alto el trabajo de los departamentos de proveedores de las propias agencias. Son quienes, aplicando su mejor capacidad y experiencia, miden la optimización para conseguir los acuerdos mejor adaptados a los gastos de la cuenta de viajes de la empresa.

Parámetros objetivos, la transparencia como estrategia

En ocasiones, los departamentos de la empresa desconocen las razones por las que sus empleados se desplazan. Como consecuencia los responsables asignados para gestionar las reservas del viajero no conocen los datos suficientes para gestionar con eficiencia el desplazamiento.

Actualmente ya no se juzga tanto la calidad de los proveedores finales -los alojamientos adecuados a cada necesidad o las condiciones óptimas en los tiempos de emisión de los billetes.- y tampoco se valora y analiza la política de viajes como antes sino que se busca obtener el mejor rendimiento posible  y una optimización del presupuesto de los viajes.

Por eso, las empresas deben conocer a fondo los motivos por los que sus empleados viajan, comunicando sus preferencias a la agencia para establecer la forma más eficiente de desplazarse. Es un valor estratégico que los gestores conozcan de primera mano si se va asistir a una reunión de última hora o a un evento. Los cambios, cancelaciones, reembolsos y las modificaciones de última hora no se resuelven como incidencias sino como “normalidades” propias de la empresa en cuestión y ello da como resultado un tratamiento eficaz. Por lo tanto, la primera premisa en el establecimiento de una política de viajes ha de ser fijar los cauces de información adecuados a cada cliente.

Control_de_los_gastos_de_viaje

Por otro lado, las herramientas que actualmente se utilizan para la medición del gasto han pasado a convertirse en “medidores de productividad y eficacia”. La tecnología suele ser hoy un incentivo más propenso a servir al proveedor como base de datos del movimiento de sus clientes que no como un valor reconocido de la agencia.

Del mismo modo, las nuevas herramientas tecnológicas en los viajes de empresa proveen de una gran multitud de informes, complicados de entender incluso para los departamentos encargados de recopilar dicha información. De acuerdo a un informe de 2013 de AMADEUS, “una encuesta realizada entre algunas compañías de ámbito global, las dos terceras partes de los directores financieros reconocieron que los sistemas que generan automáticamente informes de gastos tienen un potencial medio-alto de ahorro de costes.” No obstante, en la misma encuesta, se percibe “una cierta desconfianza sobre la información facilitada en cuanto a los modos de remisión por parte de las agencia asignadas.” Esto se traduce con un tratamiento despectivo, por parte de la agencia emisora, de toda esta información.

En muchas ocasiones en la política de viajes no se recoge la premisa de dar suficientes datos sobre los consumos, aumentando el control que los departamentos responsables han de configurar con la agencia. En este contexto, el travel manager juega un papel fundamental a la hora exigir ciertas condiciones a su proveedor de viajes, ya que la visibilidad sobre el consumo no sólo ha de ser cuantificable sino ante todo clara, contrastable y diferenciada. Con todo, las agencias han de convertir los consumos de sus clientes en puntos de inflexión sobre los proveedores especializados y ello tiene que derivar en colaboraciones de largo plazo.

Una política de viajes ha de contar siempre con aliados solventes, expertos en mantenimiento y crecimiento y ante todo se tiene que buscar la transparencia en la consecución de acuerdos competitivos y eficientes. De esta forma, la cuenta de resultados de la compañía se considerará integrada dentro de un programa de análisis y control, que debe ser común entre todos los departamentos implicados en la gestión de los viajes de la empresa.

Para el presente post, hemos contado con la colaboración de:

Juan Ignacio Abollado

 

Juan Ignacio Abollado lleva quince años vinculado a departamentos comerciales y al mundo del Business Travel.  Actualmente lidera la expansión del Dpto. Comercial  de GRUPO VIAJABIEN en toda España, como Jefe de Ventas.

guia sobre ROI gastos de viaje

 

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