El papel de una agencia de viajes de empresa no finaliza en el momento en que termina el viaje, puesto que existen funciones que tienen lugar cuando este ya se ha producido.
Una vez finalizado el viaje, llega el momento del análisis del trabajo realizado y los resultados obtenidos, lo cual queda plasmado en una serie de informes. Para realizar esta tarea, la Business Travel cuenta con herramientas informáticas y plataformas on line que le permiten manejar una gran cantidad de datos e información de gran valor: gastos divididos por tipología, adecuación a las políticas de empresa, comparación de facturas por proveedores, servicios, países o cualquier otro parámetro, etc.
Utilidad del trabajo de análisis
Gracias a esta labor de tratamiento y comparación de todo tipo de cifras y datos es posible:
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Hacer un seguimiento exhaustivo del gasto.
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Revisar la políticas de viajes de la empresa.
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Detectar errores y posibilidades de mejora.
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Encontrar y ofrecer soluciones para optimizar gastos y encontrar formas de ahorro.
Profesionales beneficiados
La elaboración de informes de calidad por parte de la Business Travel una vez han tenido lugar los viajes pueden ser de gran ayuda para distintos departamentos o profesionales de la empresa a la que presta su servicios:
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Dirección de la empresa. De esta forma puede confirmar que las directrices en materia de viajes son las adecuadas y, de no ser así, llevar a cabo las correcciones necesarias.
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Departamento de contabilidad o facturación. Estos informes le sirven para validar que los viajes están en línea con los preceptos económicos de la empresa.
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Responsable de viajes o Travel Manager de la empresa. Para saber si se está siguiendo adecuadamente las políticas de viajes definidas.
Como se suele decir, la información es poder y lo que no se puede medir no existe. Los análisis que hemos tratado en este capítulo sirven para generar y tratar información y métricas de gran valor para la detección de fallos y oportunidades de mejora. En definitiva, para generar un valor añadido adicional.
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Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Commercial Regional Director en BCD Travel y BCD m&i
