La Agencia Tributaria puede obligar a una empresa a justificar cualquier gasto de representación: la factura de la organización de unas jornadas lúdicas, un tique de una cena con un cliente, las entradas de un espectáculo deportivo, etc. Todo ello obliga al consumo de muchos recursos personales y materiales.
El archivo de los justificantes
La Ley obliga a guardar durante un periodo de cinco años todos los justificantes relativos a los gastos de representación, lo cual implica unos importantes recursos, tanto personales como materiales, para su manipulación, ordenación y custodia.
Para que un justificante en formato papel pueda ser localizado en caso de inspección tributaria es necesario destinar los siguientes medios:
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Personal y material para ordenar adecuadamente los justificantes en carpetas y archivadores.
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Destinar un espacio de la empresa u oficina, habilitado por estanterías para guardar toda esta documentación.
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En caso de que se produzca efectivamente la inspección, hay que designar a una o varias personas para que localice el gasto o gastos concretos que se requiera y, luego, buscar y encontrar el correspondiente justificante.
¿Cómo se puede eliminar el papel?
La eliminación del papel con garantías legales es una buena forma de estar siempre preparado para una inspeccion de Hacienda.
Utilizando un software de gestión de gastos, el papel se elimina en todo el proceso, ya que se pueden fotografiar los justificantes y archivarlos y procesarlos en formato digital. Además, como el sistema está certificado y homologado por la Agencia Tributaria sirve como justificante ante cualquier inspección. De esta forma, el tiempo empleado en el archivo, búsqueda y puesta a disposición del fisco de un justificante de cualquier gasto de representación es mínimo y la efectividad total.
